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電子承認とは?
導入メリットとその仕組み

近年、「e-文書法」などが制定され、公文書や手続きなどの電子化が進んでいます。
そのため、電子承認を取り入れる企業も増えています。
本記事では、電子承認の概要やメリット、注意点などをご紹介します。

電子承認とは

稟議書、契約書、経費精算書類、人事・総務の各種届出など、社内には申請・承認のフローが必要な文書が多数存在します。
電子承認とは、そうした文書への押印・サインなど、紙面で行っていた承認作業を電子化することです。紙面と違い直接押印をする必要がないので、場所を問わず承認ができ、テレワークでのお仕事を円滑に進めることができます。また、承認者や承認時間、申請内容等が承認後に改ざんされる心配がなくなります。

そこで、近年、多くの企業で進んでいるのが「電子承認システム」の導入です。
一般的な電子承認システムでは、申請者/承認者の操作を記録する機能、利用者に応じて閲覧/更新できる申請内容を制限する機能、申請内容の改ざん防止機能等が備わっており、監査のエビデンスに利用することもできます。

※「電子サイン」「電子署名」「電子印鑑」など利用して作成された電子文書(契約書など)も電子承認システム内にて申請、承認、保存が可能。

電子署名
データ化した電子文書に付与される署名データ。改ざん検知と署名者の特定ができ、信用性が高い。
電子サイン
タブレット端末などに専用のペンでサインしたもの。証明としての効力は低い。
電子印鑑
印鑑の印面を電子化したもの。「認印」と「実印」両方のタイプがある。

電子承認を導入するメリット

電子承認を導入するメリットには、以下が考えられます。

コストや手間の削減

電子承認のメリットとしてまず考えられるのが、コストや手間の削減です。
従来の紙の書類を使った承認プロセスには、電子承認と比較してコストがかかります。印刷代、郵送代、紙代など、1回ごとの金額は少額でも、長期的に見れば大きなコストとなるでしょう。 紙書類は保管しておかなくていけないため、書類保管のためのスペースや不要な書類をシュレッダーにかける手間も発生します。
電子承認は、データを全てサーバで管理するため管理コストや印紙代、郵送代、紙代などのコストもかかりません。また管理する社員の負担も軽減できます。

安全に書類を送付できる

電子承認を用いた書類は、紙の書類と違い安全に送付できるのが特徴です。
紙の書類は、スキャナで取り込めば簡単に模倣できます。しかし、電子承認を用いれば作成者の証明もできますし、文書が改ざんされていないことも確認できるため、安全性が担保されます。

業務フローがスムーズになる

電子書類は、修正事項があってもデータ上で簡単に修正作業が可能なため、業務フローがスムーズになることが期待できます。
紙の書類の場合、契約を行うために書類を取引先まで持っていく、郵送するなどの手間が発生します。また修正箇所があれば、一から書類を作り直さなくてはいけません。
一方、電子承認を用いた取引ではデータは送るだけで済みますし、修正も簡単です。そのため、紙の書類と比べて業務フローがスムーズになるでしょう。

※監修者コメント

電子承認を導入すれば上記の他にも、様々なメリットがあります。
例えば、業務フローが見える化できるため、いま誰の承認待ちなのか? など進捗状況も確認できます。 承認がいつごろ完了するか? を予測できるので、作業予定がたてやすくなります。
また、パソコン上で契約書名や企業名、日付や金額等、様々な条件での検索ができ、大幅な業務効率化が期待できます。場所や時間の制約がなくなり、セキュリティの向上にもつながる電子契約は、働き方改革の推進に役立つシステムとなるでしょう。

電子承認を導入する際の注意点

メリットの多い電子承認ですが、以下のような注意点もあります。

導入時にコストがかかる

電子承認システムを利用するには、電子証明書の発行や承認作業などに必要なシステムなどの導入など、導入時にコストがかかります。
さらにランニングコストも必要になりますので、導入前にかかるコストをあらかじめ計算しておきましょう。

全ての書類や契約に活用できるわけではない

電子承認システムは、現状、全ての書類や契約に活用できるわけではありません。
例えば、「投資信託契約の約款」や「定期借地契約」などは、書面による契約が義務付けられています。そのため、自社で取り扱う契約が電子承認システムに対応しているかあらかじめ確認しましょう。

取引先の環境や許可を得る必要がある

電子承認システムを利用するには、取引先の環境や許可を得る必要があります。
自社のシステムを全て電子承認システムに変えたとしても、取引先が紙の書類にしか対応していなければ使うことができません。その場合、取引先ごと紙の書類か電子承認かで対応を分ける必要があるでしょう。

※監修者コメント

取引先の許可が得られない場合は、紙の契約書も残ることになります。 その場合は電子化された契約書と紙の契約書の2パターンが混在してしまいます。契約の業務フローが2つになることで、業務が煩雑化する場合もあります。
また、新しい仕組みを導入する際には、必ずと言っていいほど発生するのは社内の反対勢力です。「既存の業務フローから変えたくない」、「システムが使いこなせない」、「実物がないと不安」などの理由が挙げられます。そうしたときは、相手の業務やITリテラシーを踏まえた上で理解を得ることが大切です。そして、社内のビジョンを示し、社内調整を進める必要があります。

電子承認が可能なソフトウェア:楽々WorkflowII

「楽々WorkflowII」は、電子承認ができるソフトウェアです
日々の承認作業に役立つ以下のような特徴があります。

簡単・スピーディな立ち上げ

特別なツールなどは必要なくブラウザのみで簡単に設定が可能です。
申請フォームや承認フローなどを設定するのにも、専門的な知識は必要なく、短期間で自社のワークフローシステムを構築できます。

大規模・長期運用でも安心

経路が複雑かつ多くの部門にまたがるワークフローも簡単に作成可能です。
さらに業務システムに承認機能を組み込むことで、統合ワークフローエンジンとしても利用可能なため、大規模運用もできます。

いつでも、どこでも、誰からでも

楽々WorkflowIIはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからでもシステムにアクセスして申請・承認作業が行えます。
さらに標準で英語や中国語に対応、追加機能でタイ語、韓国語、スペイン語、フランス語など多言語にも対応しているのが特徴です。

システム統合型ワークフロー基盤

楽々WorkflowIIは、「稟議申請システム」「人事総務システム」「文書管理システム」「経費・旅費システム」などの別々のワークフロー業務を統制することができます。

コストを減らしビジネススピードをアップできる

電子承認は、コスト削減や業務フローのスムーズ化などさまざまなメリットがあります。近年は電子化のためのインフラも整いつつあり、今後電子承認の機会は増えていくでしょう。
楽々WorkflowIIは、電子承認に役立つさまざまな機能を搭載しておりますので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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※監修者コメント

電子承認を取り入れることにより、様々なメリットがあります。しかし、日本では、長年続いたハンコ文化が深く根付いており、実際に印鑑を押さないと不安を持つ人は多いようです。
テレワークが浸透し、ハンコの捺印や紙書類へのサイン・確認などのために出社するという事態が問題となりました。
このような非効率な状況から脱却するためにも、電子承認は必要なシステムとなっています。デジタルファーストが加速する中、法改正により電子承認が必須になる可能性もあるため、早めに導入することをお勧めします。

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