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電子決裁とは?システム導入のメリットや注意点など

近年、働き方改革やテレワークなどの普及に伴い、業務の電子化が進んでいます。
中でも、オンライン上で業務内容の共有や決裁が可能な電子決裁システムに注目する企業が増えています。
本記事では、電子決裁の概要や導入方法、メリットや注意点などをご紹介します。

電子決裁システムとは

電子決裁システムとは、コンピュータ(パソコン、タブレットなど)上で決裁処理を行うシステムです。
紙書類で決裁をする場合、関係者が閲覧し、可否の証しとして承認者が印鑑を押しますが、電子決裁システムはこの作業をすべて電子化します。コンピュータ上で書類の回覧や捺印がすべて可能になるのが特長です。
システム上で承認フローを進められるので、閲覧者がどこにいても関係ありません。例えば、出張中やテレワーク中などでも出社せずに承認が可能になるため、決裁時間を短縮でき、業務を効率的に行えるようになるでしょう。
また、紙文書で必要だった保管スペースが不要になるため、保管コストの削減ができることでペーパーレス化の促進に繋がります。

電子決裁システム

電子決裁システムを導入するとどうなるのか

電子決裁システムを導入することで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは電子決裁システムの主なメリットをご紹介します。

決裁スピード向上

電子決裁の場合、紙書類に比べて決裁のスピード向上が期待できます。
紙書類の場合、記入ミスがあると一から書き直しが必要です。また添付書類を忘れてしまうと、再度送付する必要があり時間がかかってしまいます。しかし、電子決裁であれば記入ミスがあってもシステム上ですぐに入力し直すことができます。また、すべての書類をシステム上で管理すれば、どこにいても必要な書類を素早く検索できるようになるでしょう。

保管・管理が容易になる

電子決裁システムがあれば、紙書類で必要だった保管スペースが不要です。そのため、保管コストを削減することができます。さらにコンピュータ上で管理すれば、書類の紛失などの心配もなく、ペーパーレス化を推進できます。

どこからでも決裁が可能

紙書類の場合、印鑑による承認や決裁のために出社しなくてはいけないというケースもありますが、電子決裁システムであれば、出張中やテレワーク中など、決裁者がどこにいても決裁が可能です。テレワークの定着にも役立つでしょう。

電子決裁の導入イメージ

※監修者コメント

上記のメリットの他に、決裁や承認が誰のところで止まっているかも明らかになるため、漏れや滞りを防ぎ、円滑な決裁プロセスを推進することができます。その結果、決裁を長い間待たなければならないといった、働く人々のストレスを軽減することにも繋がります。

電子決裁システムを導入するときのポイント

ここでは電子決裁システムを導入するときに、チェックしておきたいポイントをご紹介します。

オンプレミス型かクラウド型か

電子決裁システムは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」に分けられます。
オンプレミス型は、自社サーバやパソコンに電子決裁システムをインストールして使用する方法です。基本的に社内のパソコンでのみ使用可能で、高いセキュリティを誇ります。
クラウド型はインターネット上のサーバを利用する方法です。インターネット環境さえあればどこからでも利用可能です。社内のパソコンからだけでなく、社外や自宅などでも回覧・承認作業ができます。
どちらもメリット・デメリットがありますので、自社に適したシステムを選ぶ必要があります。

オンプレミス型かクラウド型か

自社に必要な機能を明確にする

システム導入前には自社に必要な機能を明確にしましょう。必要な機能が明確でないと、何を基準にシステムを選べばよいのかが分からなくなります。

例えば、以下のように自社の課題などから求める機能をリストアップしましょう。

  • 営業職の社員が外出先からも報告業務を行いたい
  • テレワーク適用のために決裁業務をインターネット上で完結したい
  • 決裁書類のペーパーレス化を実現したい
  • 自社システムと連携させて自社向けにカスタマイズしたい
  • 外国語にも対応したシステムを導入したい
  • 充実したサポートを受けたい など

課題が明確になれば、オンプレミス型とクラウド型どちらが自社に適しているかが分かります。また必要な機能も見えてくるでしょう。

無料トライアルなどを利用する

無料トライアルが用意されている場合は、導入前に積極的に利用し、サービスの使用感を確認してみましょう。

電子決裁システムを導入するときの注意点

電子決裁システムを導入する際には以下の点に注意しましょう。

システム導入にコストがかかる

電子決裁システムにはさまざまなメリットがありますが、導入にはコストがかかります。特にオンプレミス型のシステムの場合、初期費用が高くなる傾向にあります。
クラウド型はオンプレミス型と比べてコストをかなり抑えることができますが、少額でもランニングコストが必要です。あらかじめどのくらいのコストがかかるのか計算しておきましょう。

コストがかかる

※監修者コメント

システムは初期費用だけでなく、維持や運用にかかる費用もあります。また、システム導入や円滑な運用に必要なスタッフの人件費も考慮しておく必要があります。さらに、近年のシステムは、頻繁に機能の追加や、バージョンアップがあるため、利用費用が変わることもあります。そのため、システム導入の際には、システムに望む効果や費用、導入スケジュール等を比較して検討することをおすすめします。

従来の業務フローを見直す必要がある

電子決裁システムを導入すれば従来の業務フローとは違ったものになるため、見直しが必要です。マニュアルの作成や社員への周知などだけでなく、必要があれば組織変更や人事異動が必要になる場合もあるでしょう。そのため、導入が決定したら早めに業務フローの見直しを行いましょう。

業務フローの見直し

すべての契約で電子決裁を使用できるとは限らない

電子決裁システムを使っていざすべての書類を電子化しようとしても、すべての契約で電子決裁が利用できるとは限りません。例えば、取引先が紙書類しか認めなかったり、電子決裁に対応していなかったりした場合、電子決裁を利用することができません。

電子決裁の限界

社員全員が使いやすいシステムを選ぼう

電子決裁システムにはさまざまなメリットがありますが、使いやすさはシステムごとに異なります。複数製品を比較して社員全員が使いやすいシステムを選ぶとよいでしょう。
弊社が提供する電子決裁システム「楽々WorkflowII」は、本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現し、グローバルにも対応しています。パソコンはもちろん、タブレット・スマートフォンでも操作が可能ですので、時間や場所を選ばずに決裁業務が行えます。

無料の体験デモサイト、ウェビナー、eラーニングをご用意しています。電子決裁システムの導入をお考えの方はぜひお申込みください。

電子承認・電子決裁システム 楽々WorkflowII
https://www.sei-info.co.jp/workflow/

監修者プロフィール:
岡晴雄(株式会社オドック 代表取締役 / 組織活性プロデューサー)
大手人材サービス、人事コンサルティング企業勤務を経て、現職。
「幸せを感じながら働ける組織を世界中に増やし続ける」を理念に掲げ、国内だけでなく東南アジアでも、研修・講演、採用支援、人事制度設計等を通じて、組織改革をサポートしている。
人事専門雑誌等への寄稿多数。

オンラインでの製品説明・デモも可能です
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