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業務フローとは?メリットや作成のポイントなど

業務フローとは

会社で仕事をしている人なら「業務フロー」という言葉を聞いたことがある人も多いのではないでしょうか。

業務フローは、仕事を円滑に行う上で欠かせないものとされています。
業務の流れを可視化することにより、全体像が理解しやすくなり、マニュアルや新人研修として使う際に適しています。
本記事では、業務フローを作成するメリットやポイントなどをご紹介します。

業務フローとは

業務フローとは、現場で行っている仕事のプロセスを可視化して分かりやすくした流れのことです。
業務を分かりやすくするために作成することが多く、より効率的に業務をこなすために使用されます。
さらに以下を目的として作成されることもあります。

業務を可視化することで簡易化する
業務の問題点を把握しやすくする
各業務の担当者同士の相互理解を促進する

業務フローによって業務の流れや概要が可視化されれば、より多くの人が感覚的に理解できるようになります。
業務の流れをつかみやすくなるため、新人教育にも役立つでしょう。

プロセスの可視化

業務フローを作成するメリット

業務フローを作成するメリットには以下が挙げられます。

情報共有が便利になる

業務フローを作成することで、スタッフ同士の情報共有が容易になります。
文書や口頭だけの情報では、業務の概要や流れがイメージしにくく、理解するのに時間がかかることも多くありました。
業務フローがあればスタッフ全員が業務の流れについて共有できるので、引き継ぎや初めて業務に関わる場合でもスムーズに進められるでしょう。

情報共有が便利

生産性向上につながる

業務フローを作成すると、業務全体を見直せるようになるため生産性向上につながるとされています。
見直すことで不要なプロセスを取り除いたり、より効率の良い業務に置き換えたりすることができます。
さらに全体的なプロセスを見直すことで、プロセス内におけるどの業務に力を入れるべきかが分かり、パフォーマンスを最大限にできます。

生産性向上につながる

業務全体の問題点を洗い出せる

業務フローを作成する課程で業務全体の問題点を洗い出すこともできます。
業務を進行する中で、少しの問題ならそのまま放置したり、原因が分からなくてもそのまま進めたりすることもあるのではないでしょうか。
しかし、業務フローによって業務全体を可視化できれば、業務全体の無駄や問題点を洗い出して改善できるでしょう。

問題点を洗い出せる

業務フローがあることによって、初めてその業務に取り組む方でも、一定の質と時間で完了させやすくなりますから、教育時間の短縮やミスの低減も期待できます。また、ミスやトラブルが発生した場合でも、業務フローと照らし合わせながら振り返ることによって、フローの修正ができ、より効果的かつ効率的な業務推進が実現できます。

業務フローの種類

業務フローの書き方には複数種類ありますが、主に以下の4種類に分けられます。

JIS

一般的な業務フローで使われている記号は、JIS(日本工業規格)で定められています。
記号の形や流れなども定められているため、誰が見てもプロセスの内容を理解できます。

DFD

DFD(データフロー図)は、データの入力元や出力先を視覚的に表現した図です。
システムの分析や設計段階で使われることが多いです。
主にデータ処理の流れだけを記載します。

BPMNビジネスプロセスモデリング表記法

社内だけでなく社外の関係者も業務の実行に関する共通認識を持つために作成されたフロー図です。

UMLアクティビティ図

もともとはプログラムの処理の流れを表すための図でしたが、業務フローにも使用できます。

良い業務フローを作成するポイント

よい業務フローを作成するポイント

業務フローを作成する際には以下のポイントに気を付けましょう。

開始と終了を明確にする

業務の開始時と終了時を明確にしましょう。
どの時点で業務を始めるのか、終了するのかなどのタイミングを記載することで、全体の始まりと終わりが分かりやすくなります。
例えば、見積書を発行する場合、取引先から問い合わせがあった時点を開始時とし、見積書を提出した時点を終了時とします。
開始と終了を明確にしたあと時系列順にタスクを並べれば、業務フローが分かりやすくなるでしょう。

正しい時系列で適切な記号を配置する

図形記号を使用する場合は時系列順に配置します。
時系列のズレが生じていると見づらいフローになってしまいますので、必ず揃えて作成しましょう。

「条件分岐」を使って流れを明確にする

意思決定を伴う場合は条件分岐の記号を使い、流れを明確にしましょう。
条件分岐の記号を使わないと、記号の数が増えて見づらくなってしまいます。

記号の数を最小限に抑える

業務フローに記載する記号の数は最小限に抑えましょう。
特殊な記号や矢印などを多く記載すると、全体が複雑化してしまい見づらい図になってしまいます。
矢印を使う場合は、他の線と交わらないように注意しましょう。
業務フローの規模にもよりますが、「1枚のシートに図形記号15個程度」が目安とされています。

マニュアルと連携させる

業務フローはマニュアルと連携させることも重要です。
フロー図は業務の手順やプロセスを可視化したものですが、この図を見ただけでは業務を把握することは難しいでしょう。
特に新人教育や引き継ぎに使う場合、業務フローだけなくマニュアルと連携しておくことでスムーズに業務内容を伝えられます。

業務フローを効率化する「ワークフローシステム」

業務フローをシステムに取り込み、電子化したツールがワークフローシステムです。
従来、紙や口頭で行っていた業務をシステム上で管理・操作できるようになるため、テレワークや外出中でも、業務の進捗状況を確認したり、申請・承認といった操作が可能になります。
例えば、紙で回覧した場合、承認者間が地理的に遠ければ郵送などの必要があり、本来の業務でないところで時間がかかってしまいます。しかし、ワークフローシステムで電子化すれば、承認者がすぐにシステム上で申請内容を確認できます。また、システムから自動的に承認者宛にメールで通知されるため業務がより円滑になりますし、システム上で内容確認できるため、紙の紛失等も心配ございません。
このように、業務の効率化、ペーパーレス化、コスト削減など、さまざまなメリットがあります。

弊社が提供するワークフローシステム「楽々WorkflowII」は、本格的なワークフローも簡単・スピーディに実現し、グローバルにも対応しています。「根回し」「合議」といった日本の商習慣も実現可能で、柔軟に業務フローも電子化します。またシステム内でチャットする機能もついており、相談しながらフローを進めることができます。
業務フローを効率化したいとお考えの方はぜひご検討ください。

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業務フローを効率化する「ワークフローシステム」

誰が見ても分かりやすいようにするのが大事

業務フローは業務効率化や生産性向上、問題点の改善などさまざまな用途に利用できます。
業務フローを活用すれば、業務全体を可視化できるため引き継ぎや新人教育にも役立つでしょう。
誰が見ても分かりやすいようにすることが大切なため、作成時には見やすさを重視することが大切です。

優れた業務フローがあれば、短時間で業務の進め方を視覚的に理解しやすくなります。また、業務フローは一度作成したら終わりではなく、活用する関係者からのフィードバックを踏まえて、改善点を議論することや、追記・修正していくことによって、より良い業務フローへと発展させることができます。

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