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導入事例

株式会社ニチリン様

企業内検索時間の短縮と検索精度の向上により、
年間約960時間の業務効率化を実現

兵庫県神戸市に本社を置く株式会社ニチリンの技術部では、使い勝手や検索速度・精度に課題のあった従来のエンタープライズサーチ製品をリプレースし、住友電工情報システムの「QuickSolution」を導入。大幅な検索時間の短縮と検索精度の向上により、業務の効率化を実現した。

従来エンタープライズサーチ製品での
検索漏れや検索速度の遅さが課題

株式会社ニチリンは、自動車やバイク、住宅設備などのホースおよび配管部品を製造・販売する専門メーカーだ。とくに、自動車やバイク用のブレーキホースの製造・販売については国内で圧倒的なシェアを誇っている。同社の設立は1914年と、100年を超える長い歴史を持ち、現在では国内のみならず、海外9カ国11拠点に事業を展開するグローバル企業にまで成長している。

ニチリンでは新たな商品・技術の研究開発にも注力しており、兵庫県姫路市の姫路工場内にR&Dセンターを設置、積極的な研究開発を続けている。「近年では、エアコン用の内部熱交換器に注力しており、国内外の主要自動車メーカーから高く評価されています。また、住宅設備関連として、給水給湯用配管などにも力を入れています」と語るのは、株式会社ニチリン 技術部 副部長の森 浩一氏だ。

新商品・技術の研究開発や設計の役割を担う技術部では、従来、その業務において過去の実験データや設計データ、資料、報告書などを社内のファイルサーバから検索する機会が多く、2011年頃にはエンタープライズサーチ製品(企業内検索ソフト)を導入し、活用してきた。しかし長く利用するに従いさまざまな課題が生じていたという。「社内の他部署から紹介を受け、エンタープライズサーチ製品を導入しましたが、使い勝手が悪く、検索漏れや検索速度の遅さが課題となっていました」と森氏。検索精度の低さに加えて、とくに検索速度については数分待たなくては結果が返ってこない状態で、「使い物にならなくなっていた」(森氏)と振り返る。

検索スピードの速さ、精度の高さを評価して
QuickSolutionを採用

そこでニチリン技術部では新たなエンタープライズサーチの導入を検討し始めた。社内で打ち合わせを重ね、最終的には2つのエンタープライズサーチ製品を実際に試用して決定することとなった。そのうちの一つの製品が、住友電工情報システムの「QuickSolution」である。QuickSolutionは、50TB1億2000万ファイルのファイルサーバを1台のPCサーバで高速セキュア検索できる、純国産のエンタープライズサーチ製品だ。

ニチリンでは住友電工情報システムと以前から取引があり、「同社の電子承認・電子決裁システムである『楽々WorkflowII』を導入しており、そうしたつながりもあってQuickSolutionを紹介してもらいました」と森氏。

2製品のトライアルについて、株式会社ニチリン 技術部 設計グループ 主任の南都 沙織氏は、「従来のエンタープライズサーチ製品を利用していた社員を中心に、技術部内の各チームから代表者を選出し、その方たちに、1ヶ月ほど実際に利用しながら評価してもらいました」と話す。

トライアル後にはアンケートを実施し、QuickSolutionともう一製品で、どちらが優れているかを評価した。アンケートは、検索キーワードの候補の良さ、検索精度、検索結果の見やすさ、画面の操作、検索結果の文書の見つけやすさ(検索スピード)、検索条件の指定、全体使用感、どちらを使用したいかといった項目で実施した。「中でもとくに重視したのは、検索スピードと検索精度です。各項目をポイント化して評価しました」と話すのは、株式会社ニチリン 技術部 設計グループの陳 超氏だ。

アンケート集計の結果、各項目ともQuickSolutionが高いポイントを集めた。南都氏は、「最終的な製品評価ポイントでは、QuickSolutionが優れているという評価が72ポイント、両製品同じ評価が28ポイント、もう一製品が優れているという評価が6ポイントという結果になり、QuickSolutionの評価が圧倒的に高かったです」と話す。

アンケート集計結果グラフ

アンケートの感想欄には、「QuickSolutionは、Excel等のファイルにOLEで埋め込んだファイルの中身も検索するため、限りなく検索の取りこぼしリスクが少ない仕様と感じた」「QuickSolutionの方が本当に欲しい文書が上位にくることが多い」「QuickSolutionはプレビューの表示が圧倒的に速い」「QuickSolutionの導入を強く薦めたい」といったように、QuickSolutionを推す声が多かった。

陳氏は「私自身もトライアルに参加しましたが、とくに検索スピードについては、QuickSolutionの方が倍くらい速いという印象を受けました。操作感も良く、私もQuickSolutionを使いたいと思いました」と振り返る。

森氏も使い勝手の良さを高く評価した。「さまざまなシステムやツールを使ってきましたが、いかに高機能でもマニュアルを読まなければ使えないシステムやツールは最終的に社内で普及しません。QuickSolutionは導入しただけで、マニュアルを読まなくてもみな容易に利用できますし、検索の精度も高かったです」(森氏)。さらに、アンケート結果に加え、導入のコストパフォーマンスが高かったことも採用のポイントになったと付け加える。

QuickSolutionの導入により年間で約960時間の時短効果

住友電工情報システムの支援のもと、QuickSolutionの導入を実施。今回の導入は、クラウドサービスであるAWS(Amazon Web Services)上のインスタンスにインストールする形だ。「オンプレミスに導入も考えましたが、検索対象となるファイルサーバはAWS上にありますので、QuickSolutionも同じAWS上に導入することとしました」と森氏は補足する。

QuickSolutionの導入の図

導入や設定は問題なく進み、2020年1月からは正式に技術部での利用がスタート。森氏は、「コスト面も考慮してノンカスタマイズで導入しました。いくつかの設定変更のみで、大きなトラブルもなくスムーズに導入できました」と語る。

QuickSolutionの導入効果について陳氏は、「利用者からは使いやすい、便利になったという声がありました。高速化して精度も高まったことで全体の効率化につながっていると思います」と評価する。

効率化については南都氏がさらに詳しい試算を行っており、「QuickSolutionを使った検索だと、従来と比べ1回の検索で平均3分程度の時間短縮が見込めます。技術部全体で1日80回ほど検索が行われていますので、1日では約4時間、年間では約960時間もの時間短縮効果が見込めます」と見積もっている。個々の業務を改善して、細かい時間短縮を積み重ねていくのはなかなか難しいことだが、「QuickSolutionを導入することだけで、個々が意識することなく時間短縮を実現し、業務効率化に寄与できたのは素晴らしい効果です」と、南都氏は加えて評価する。

さらに、現在は他部署への利用も拡大している。導入当初は技術部で利用していたが、ある程度効果が見えてきた段階で、社内の他部署にも声を掛け、現在では技術部も含め10部門、約200人がQuickSolutionを利用している。「当初の検索対象ファイルは技術部のみで70万弱ほどでしたが、他部署にも広げた今では対象は160万ファイルです」と陳氏。

QuickSolutionの活用を啓発・拡大して、全社標準へ

今回のQuickSolution導入では、他ツールとの連携も行い、業務でシームレスにQuickSolutionを利用できるようにしている。例えば、検索のたびにQuickSolutionを立ち上げるのではなく、ExcelやWordのタブからQuickSolutionを呼び出せるように連携し、他のツール利用中でもシームレスな検索ができるような仕組みを構築したのだ。これはニチリン独自の取り組みであり、大幅な時間短縮効果を実現した要因になっているとも言える。

導入を振り返り森氏は、「当社は部署異動や変更なども頻繁にあるため、過去の書類やデータを検索する機会が多いのです。これまでは検索ではたどり着けず、前任者に聞きにいかなくてはならなかったこともQuickSolutionで検索できるようになりました。今ではQuickSolutionがないと仕事にならないとさえ考えています」と高く評価する。

陳氏は運用面について、「管理ツールの利用状況レポートをよく見ていますが、大変役に立っています。よく利用している人がどのような使い方をしているかを知り、あまり利用していない人に啓発・普及していくことが、これからの課題だと思います」と語る。

QuickSolution は2020年8月のバージョンアップで、楽々WorkflowIIとの連携機能を搭載しており、今後はこうした機能も活用していきたいと森氏は話す。「今後はさらに利用者を増やし、利用頻度を上げていきたいですね。技術部が導入しているQuickSolutionではなく、全社標準のQuickSolutionという形に拡張していければと思います。楽々WorkflowIIとの連携もそうですが、まだ活用しきれていない機能もありますので、そうした機能も積極的に活用していきたいと考えています」と森氏は今後の展望を語った。

  • 技術部
    副部長
    森 浩一氏
  • 技術部 設計グループ
    主任
    南都 沙織氏
  • 技術部 設計グループ
    陳 超氏

*本事例中に記載の社名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。

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