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テレワーク(在宅勤務)

近年、新型コロナウイルスの影響で、オフィスには出勤せず、自宅その他の離れた場所で働く「テレワーク」が注目されています。
テレワークを導入するには、どのような準備が必要なのでしょうか。
本記事では、テレワークを導入する際の確認事項や管理方法などのポイントをご紹介します。

テレワークとは

テレワークとは、‘離れた場所で働く’という意味の造語であり、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを言います。また、さまざまな情報通信技術(ICT=Information and Communication Technology)を活用した働き方でもあります。 テレワークは働く場所などによって主に3つの種類に分けられます。

在宅勤務

自宅を就業場所として働くスタイルです。新型コロナウイルス感染拡大の防止策として多くの企業で取り入れられています。
会社とは、主にインターネットにつながったパソコンや電話などで連絡を取ることが多いです。
チャットツールやWeb会議システム、業務ログ管理システムなども、必要に応じて活用されます。

モバイルワーク

顧客先や、移動中などに、パソコンやスマホ、タブレットなどを使って働くスタイルです。
主に営業職など、社外勤務が多い職種で活用されています。

施設利用型勤務

会社が用意したサテライトオフィスやレンタルオフィスなど、テレワーク用のオフィス、ワークスペースを使って働くスタイルです。
通勤や移動の負担軽減、都心部と郊外、地方など地域間の連携、生産性の向上などを目的としています。

※監修者コメント

今はインターネット環境さえあれば、ほぼどこでも仕事をすることができますが、仕事内容によって働きやすい環境は異なります。それぞれの職種や仕事内容に合わせた環境整備を考えることが必要です。

テレワークを導入するメリット・デメリット

ここでは導入する前に事前に確認するポイントやテレワークのメリット・デメリットについてご紹介します。

テレワークのメリット

テレワークには主に以下のようなメリットがあります。

通勤時間を削減できる
テレワークは自宅やサテライトオフィスなどの外部スペースで働くので、職場まで通勤する必要がありません。
そのため今まで通勤に使っていた時間を仕事やプライベートの時間にあてられます。
さまざまなライフスタイルに適応できる
在宅勤務であれば、育児や介護をしている人でも合間に仕事を行うことができますし、業務継続が難しいために休職・退職するしかなかった人でも、テレワークなら仕事を続けられる可能性があります。
企業側としても、スキルやノウハウを持った人材の流出を防げます。
非常事態時の業務継続
テレワークならば、出社せずに業務を行うことができるので、新型コロナウイルスをはじめとする感染症の流行、自然災害など非常事態時にも、継続して事業を進めやすくなります。

テレワークのデメリット

次にデメリットについて紹介します。テレワークのデメリットには以下のようなものが考えられます。

<管理職の悩み>

勤務時間の把握や管理が煩雑になる
テレワークは仕事をしている姿を直接見られないことも多いため、就業勤務時間が分かりにくく、十分な勤務時間を確保していなかったり、逆に働きすぎたりします。
そのため、勤務時間や業務内容の確認をするシステムの構築が必要になります。
従業員の業務状況の把握が難しい
テレワークは仕事している姿を直接見られないことに加えて、コミュニケーションをとる機会が減る可能性もあります。これにより、業務の進捗状況や作業効率の確認がしづらくなります。
進捗状況をこまめにヒアリングすることや、業務状況を確認できるシステムの構築が必要になります。
セキュリティ面での不安がある
会社内であれば、関係者しかいない環境であり、厳重なセキュリティ対策が施されていることが多いですが、テレワークでは、さまざまな場所で個人の端末を使うこともあります。
このため、社外のワークスペースでは、第三者に画面を見られたり、外部Wi-Fiを使用したりすることなどから情報漏洩が発生する可能性があります。
そのため情報セキュリティ対策をしっかりしておく必要があります。

<従業員の悩み>

社内の情報から孤立してしまう
社内勤務のように質問や相談が気軽にできず、社内の情報から孤立してしまう可能性があります。そうした知識格差を生まないようにするためには、コミュニケーションの機会を意識的に増やすとともに、社外にいても情報を簡単に共有したり、入手したりできる環境を整える必要があります。
会社でないと閲覧できない資料やデータがある
重要な社内の情報が紙書類で存在した場合、テレワークでは情報を得ることが難しくなります。また、電子化した書類はあるが、社外からはアクセスできない場所に置いてあったり、うまく検索できないために効率よく探し出せなかったりする可能性もあります。
社内資料のペーパーレス化を進め、セキュリティが確保された場所に整理・保管・共有することが大切です。

※監修者コメント

テレワークは、働く人の「可処分時間」が増えるメリットの反面、プライベートとのけじめがつけづらくなるため、個人の意識向上と仕組み作りは重要です。セキュリティでは機器紛失やのぞき見など物理的な危険性が高いので、そのための対策と啓蒙が必要です。

テレワーク導入前に確認すべき準備事項

テレワークをスムーズに導入するためには、ソフト面・ハード面双方の事前準備が必要です。導入目的を明確にして、関係者の意見を聞きながら進めましょう。

ソフト面での準備

ソフト面では、まず社員の意識面でのフォローやケアを行うことが必要です。
テレワークを導入する目的や対象業務・対象者、実施頻度などを明確にし、社員の不安を軽減しましょう。加えて、勤務時間・作業管理方法を整備し、必要に応じて評価制度の見直しも行うとよいです。

またテレワーク中はコミュニケーション不足になりがちなので、社員は孤独を感じやすくなります。そのため普段よりも電話やチャットツールなどを使い、綿密なコミュニケーションを取れるようにするほか、情報共有の方法を見直しましょう。

ハード面での準備

テレワークにはパソコンなどのハード面での準備も欠かせません。
パソコンやタブレット、Webカメラなどを企業側が支給(または、社員が自分で用意)します。社内システムやファイルサーバは、社外からアクセスができるように、ネットワーク環境を整えましょう。

紙でまわしていた承認・決裁業務や、紙保管されている社内文書は、ペーパーレス化を行います。電子承認システムや文書管理システム、社内文書を簡単に検索できる検索システム等を利用すると業務効率化にも繋がります。
またテレワークのための、社内情報の取り扱いや、セキュリティ、情報管理、費用負担のルールも決めなくてはいけません。

※監修者コメント

実際に運用すると、もちろんハード面の課題はありますが、「孤独を感じやすい」といった心理面や、自宅では作業場所の確保が難しいなど、個別の事情にかかわる問題が数多く出てきます。このあたりには十分に配慮、対応していくことが必要でしょう。

テレワーク(在宅勤務)を資産管理ツールが強力にサポ―ト

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テレワークでは働く様子が直接見えないため、表情を観察しての声かけや、プロセス指導は難しくなります。作業記録をよく確認しながら、質問しやすい環境作りや個別のコミュニケーション時間の設定など、管理上の工夫が必要でしょう。

テレワークを円滑にする

国土交通省は、新型コロナウイルス感染症対策の一環として行われたテレワーク(在宅勤務)の実施状況を、2020年3月に調査しました。これによると、テレワーク(在宅勤務)を実施する上での問題点として「会社でないと閲覧できない資料やデータなどがあった」という回答が最も多くあがりました。
(国交省調査結果:https://www.mlit.go.jp/report/press/toshi03_hh_000055.html

テレワークを円滑に進めるためには、社内資料のペーパーレス化や、電子化された資料をセキュリティが確保された場所に整理、保管し、共有することが求められています。

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テレワークは具体的な課題を想定した事前準備が大切

新型コロナウイルス感染拡大を機に、特に注目されるようになったテレワーク(在宅勤務)は、働き方改革の一環としても多くの企業で認められるようになりました。導入時には、自社・社員に適しているかどうかをチェックし、ソフト面・ハード面などの準備をしっかりすることが大切です。

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