用語集
五十音順
カテゴリー別
ワークフローの基本用語
ワークフローの操作
組織と所属
アクテビティと経路
用語説明
あ行
か行
- 回付
- 申請内容を関係者に通知し、承認などの操作を依頼すること。
「回付する」は、「申請する」「ワークフローを開始する」とほぼ同じ意味です。 - 回覧
- 申請内容を関係者に通知し閲覧してもらうこと。
回覧 アクティビティ では受領の操作を行うことで、閲覧したことを記録に残します。 - 仮想ユーザ
- アクティビティ の担当者に特定の個人やグループを示さない仮の担当者を指定する機能です。
たとえば、承認者に総務課長を指定した経路は、総務課員が申請した場合も経理課員が申請した場合も、承認者は総務課長です。
承認者に申請者の上長を示す仮想ユーザを指定すると、総務課員が申請した場合は総務課長が、経理課員が申請した場合は経理課長が承認者に設定されます。 - 起案
- 必要な決裁を得るために決定すべき内容や理由などを文書にまとめること。
詳しくは、 こちら をご覧ください。 - 業務グループセット
- 組織横断的なチーム編成を可能にするグループセットです。
プロジェクトチームや組織を横断する業務をグループにまとめることができます。 - グループ
- 企業内で同じ属性を持つ集合体です。
部署や事業所などの組織だけでなく、課長や部長などの役職、ワーキンググループなどの組織を横断する集団なども、グループとして扱うことができます。 - グループセット
- 複数のグループを束ねたものです。
会社をグループセットとすると、会社内の部署がグループです。 - 経路
- 申請者が申請し、関係者が申請内容を閲覧、承認し、最終的に決裁されるまでの道筋です。
承認経路とも言います。
アクティビティ を並べて、経路を作成します。 - 決裁
- 決定権を持つ承認者が最終判断を下すこと。
承認者は複数人存在しますが、決裁者は一般的には 1 人です。
経路 には、複数の 承認 アクティビティを配置できますが、決裁 アクティビティは 1 つだけ配置できます。決裁が完了したデータは 発行 されて、関係者に公開されます。 - 個人上長
- 申請者の立場や状況によって上長が異なる場合に、どの上長に承認を依頼するかを指定できる機能です。
承認者に個人上長を示す 仮想ユーザ を指定します。
さ行
- 差戻し
- 承認 や 決裁 時に、自分より前の担当者に見直しや修正をしてもらうために、選択した担当者までワークフローを戻すこと。
- 指示
- 経路に含まれていないユーザがデータを閲覧できるようにすること。
検討指示とも言います。 - 事前通知
- 承認経路に含まれているユーザに対して、そのユーザが承認待ち状態になる前に回付中であることを伝えること。
- 条件分岐経路
- 申請内容によって、承認者や承認者の人数が変わる経路です。
分岐経路とも言います。
見積金額が 10 万までは課長決裁、10 万以上は部長決裁など、条件を設定して自動的に経路を切り替えます。 - 上長
- 同じ 組織グループ の 代表グループ のメンバーです。
総務課員（ 組織グループ 「総務課」のメンバー）の上長は、総務課長（総務課の 代表グループ 「総務課長」のメンバー）です。総務部長は、総務課の上位グループ「総務部」に所属するため、総務課員の上長とみなしません。 - 承認
- 申請内容に合意、承諾すること。
承認 アクティビティ で承認を選択する操作を行います。承認すると、次の担当者にワークフローが進みます。 - 申請
- 承認を得るために願い出ること。
業務を遂行することにあたって、上長など承認権を持つ人から承認を得る必要がある場合があります。必要な事項を文書にまとめて、承認を願い出ます。
必要な事項をまとめた文書が申請書で、承認を願い出ることを申請と言います。承認を願い出た人を申請者と言います。 - 組織グループセット
- 一般的な組織階層をイメージした、部門と部門長がセットになったグループの集まりです。
1つのトップレベルグループの下に複数のグループが階層的に定義されます。
部門長も1つのグループ（ 代表グループ ）として扱います。 ユーザはいずれか1つの組織グループに所属する必要があります。ただし、兼務しているなど、複数のグループに所属する場合もあります。
た行
- 代表グループ
- グループの役職者など、グループを代表するユーザです。
総務部の代表者である総務部長は、代表グループ「総務部長」に属するユーザです。
代表グループのメンバーは、 被代表グループ のメンバーでもあります。
組織グループセット では、代表グループが必須であり、必ず存在します。被代表グループにあたるグループを登録すると、代表グループが自動的に登録されます。
業務グループセット では、代表グループが必須ではありません。代表グループが必要な場合は登録します。代表グループのグループコードは、被代表グループのグループコードの末尾に"_R"を付与したもので自動的に登録します。
（例）第一営業部の代表グループのグループコードは SALES01_R として自動的に登録します。 - 代理人
- 承認者に割り当てられてた本人が出張などでワークフローの操作できない場合に、かわりに承認を行う人です。
代理人は、 被代理人 （本人）が担当者となっている アクティビティ の操作ができます。 - 中止
- 回付 の途中で、申請者がワークフローを中断すること。
未回付状態に戻ります。 - 追記
- ワークフローを開始した後にアプリのデータを入力、変更すること。
通常は、ワークフローを開始するとデータを変更できません。アクティビティ の設定により、ワークフローを開始した後にもデータを入力、変更できます。 - デフォルト経路
- 申請時に自動的に選択される マスター経路 です。
申請時に、マスター経路の中から1つの経路を選択する手間を省きます。 - 電子承認
- 申請 ・ 承認 に必要な業務を電子化すること。
必要な文書をまとめるなど申請に関する作業、サイン・押印などの承認に関する作業をシステム上で行います。
詳しくは、 こちら をご覧ください - 取戻し
- 承認 した後に、承認を取り消すこと。
取戻すと、自分が承認待ちの状態に戻ります。
な行
は行
- 発行
- 申請内容を確定すること。
開示とも言います。
発行すると、申請内容を変更したり、承認をやり直すことができません。 - 引上げ
- 前の担当者を飛ばして、後の担当者が承認などの操作を行うこと。
引上げ承認とも言います。 - 被代表グループ
- グループ内の、代表グループ以外のメンバーです。
課長（役職者）を 代表グループ とすると、課員（一般社員）は被代表グループです。 - 被代理人
- 代理人 を指名し、自分のかわりに承認することを依頼した人（本人）です。
- 否認
- 申請内容に合意・承諾せず、申請を却下すること。
承認 アクティビティ で否認する操作を行います。否認すると、ワークフローが中断されて、申請者に戻ります。 - 並列経路
- 複数の承認者が承認するとワークフローを進めることができる経路です。
合議とも言います。
ま行
や行
ら行
- 稟議
- ある事項に対して、承認権を持っている人から承認を得ること。
一般的に複数の承認者から承認を得る必要があります。
詳しくは、 こちら をご覧ください。