メールのタイトル・本文の変更、メールを送信する／しないOption

ワークフローを操作すると、担当者にメールが送信されます。
たとえば、ワークフローが開始して承認待ちになると、承認者に承認依頼メールが送信されます。
メールのタイトル、本文を変更できます。

メールの種類

ワークフローから送信されるメールには、 依頼メール と 通知メール の 2 種類があります。

依頼メール

アクティビティがアクティブになった際に、アクティビティの担当者に操作を依頼するメールが送信されます。たとえば、承認待ちになると（承認アクティビティがアクティブになると）、承認者に（承認アクティビティの担当者に）に承認依頼メールが送信されます。

依頼メールは、以下のアクティビティで送信されます。

承認
決裁
回覧
通知
事前通知
発行
システム中止

なお、依頼メールのタイトルは、必ずしも「○○依頼」ではありません。「発行通知」「中止報告」などタイトルに"依頼"を含まない依頼メールもあります。

通知メール

アクティビティの担当者が否認などの操作を行うと、操作を行った旨を通知するメールが送信されます。メールの送信先は、アクティビティの種類や操作によって異なります。たとえば、承認者が差戻し操作を行うと、差戻し先の担当者に差戻し通知メールが送信されます。

通知メールは、以下の操作で送信されます。

否認
差戻し
取戻し
自動承認
合議条件が成立した時

なお、通知メールのタイトルは、必ずしも「○○通知」ではありません。

タイトル・本文を変更する

依頼メール

アクティビティをコピーして、設定を変更します。
コピーしたアクティビティを経路に配置します。

設定方法

承認アクティビティがアクティブ（承認待ち）になった際に送信される、承認依頼メールを例に説明します。
回覧アクティビティで設定すると、回覧依頼メールのタイトル、本文を変更できます。

「« このメールは楽々Webデータベースが自動発信しています »」の部分は変更できません。

アクティビティタイプ一覧画面で、承認をクリックします。
承認アクティビティの設定画面が表示されます。
コピーをクリックします。
アクティビティの設定を変更するには、標準アクティビティをコピーします。もしくは、作成済のアクティビティをコピーします。

承認依頼メールのタイトル、本文を変更します。

使用可否

アクティビティの使用可否を設定します。
「可」「マスター経路のみ可」にしないと、アクティビティを経路に使えません。

アクティビティ名称

アクティビティに名前を付けます。分かりやすい名前を付けることをお勧めします。

承認（全員実行）

アクティビティタイプコード

アクティビティを識別するためのコードです。
同じコードは付けられません。

メール送信

メールを送信するかを設定します。「する」「強制」にすると、メールを送信します。

メール(タイトル)

承認依頼など担当者に操作を依頼するメールのタイトルを設定します。

メール(依頼文)

承認依頼など担当者に操作を依頼するメールのタイトルを設定します。
通常、メール(依頼文)は本文の冒頭に表示されます。

メール(本文)

メールの本文を設定します。

メール(本文)の編集

申請内容によって変わる部分は、 置換パラメータ によって表現します。

依頼メールの本文

宛先  %touser% 殿

%mlreq%

このURLをクリックしてシステムにログインして下さい。

%url%

%docproperty%

%mlreq% など「%」と「%」とで囲まれた文字列を 置換パラメータ と言います。メールを送信する際に実際の内容に置き換わります。

上の本文が置き換わった結果（実際に送信される本文）

宛先 住友 二郎 殿

下記文書の承認をお願いします。

このURLをクリックしてシステムにログインして下さい。

https://rakrak-webdb.net/XXXXXX/top/rkwaTop?rkwa_main=wf&pg=rkaw3010⟨=0&procid=50178&directurl=Y

文書番号:WF000000001
所属グループ:住友電工情報システム 営業本部 東日本営業部 第2 営業課
作成者:住友 三郎
日付:2022-03-01
報告内容:報告内容

代表的な置換パラメータ

置換パラメータ	置き換えられる内容
%touser%	担当者の氏名
%mlreq%	メール(依頼文) に設定した内容
%url%	承認画面のURL クリックすると承認画面を表示します。
%docproperty%	申請内容（項目名とデータ）

登録ボタンをクリックします。
作成したアクティビティがアクティビティタイプ一覧に表示されます。
メールのタイトル、本文を変更したアクティビティを経路に配置します。
承認アクティビティが承認待ちになると、変更した承認依頼メールが送信されます。
経路の作成方法は、マスター経路の作成をご参照ください。

通知メール

通知メールのタイトル、本文は、操作設定欄で変更します。

通知メールは、承認・否認・差戻しなど操作ごとに異なるタイトル、本文を設定できます。
承認アクティビティで差戻した際に送信される、差戻し通知メールを例に説明します。

アクティビティのコピーおよびマスター経路へのアクティビティ配置は、依頼メールと同じです。

アクティビティタイプ一覧画面で、承認をクリックします。
承認アクティビティをコピーします。
差戻し通知メールのタイトル、本文を変更します。アクティビティ名称などを設定した後、画面下の操作設定欄を設定します。
操作設定欄の「差戻」行のメール(タイトル)、メール(本文)を変更します。
メール(タイトル)
メールのタイトルを設定します。
メール(本文)
メールの本文を設定します。
登録ボタンをクリックします。
メールのタイトル、本文を変更したアクティビティを経路に配置します。

メールを送信しない

メールごとに送信可否を設定できます。

すべてのメールを送信しない

依頼メール、通知メールすべて送信しないようにするには、 メール送信 を「しない」にします。

する

メールを送信します。
個人設定で ワークフローからのメール拒否 をチェックしたユーザには送信しません。

しない

メールを送信しません。

強制

メールを送信します。
個人設定で ワークフローからのメール拒否 をチェックしたユーザにも送信します。

メール送信 は、以下のメールに適用されます。

承認依頼メール（アクティビティ実行依頼メール）
否認通知メール
差戻通知メール
取戻通知メール
中止報告メール

結合アクティビティには メール送信 がないため、自動承認通知メールは対象外です。自動承認通知メールを送信しないようにするには、後述の通知メールを送信しないをご参照ください。

特定のメールを送信しない

メール送信を「しない」にすると、すべてのメールが送信されません。
たとえば、依頼メールが送信するが、通知メールを送信しない、などメールごとに送信する／しないを変えるには、 メール送信 を「する」とします。

依頼メールを送信しない

メール送信 を「する」にする。
メール(タイトル) 、 メール(依頼文) 、 メール(本文) を空欄にする。

通知メールは送信しない

メール送信 を「する」にする。
操作設定欄の メール(タイトル) 、 メール(本文) を空欄にする。

差戻し通知メールのみ送信しない場合は、「差戻」行のメール(タイトル)、メール(本文)を空欄にします。

すべての通知メールを送信しない場合は、すべての行のメール(タイトル)、メール(本文)を空欄にします。