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プロの購買担当者が選ぶ購買システムのデファクトスタンダード 楽々ProcurementII
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導入事例

三菱電機エンジニアリング株式会社様

三菱電機エンジニアリング様ロゴ 購買システムの再構築を『楽々ProcurementII』導入で実現!!

三菱電機エンジニアリング株式会社(以下、三菱電機エンジニアリング)は、企業理念である「人と技術と品質で信頼を築きます」をモットーに、親会社である三菱電機株式会社の製品およびシステムの開発・設計関連業務を担う会社として成長を続けてきた。
現在は、三菱電機グループに限らず様々なお客様に向けて、開発・設計などのエンジニアリングサービスを提供するとともに、独自に開発した製品の販売も手がけ、多くのお客様から高い評価を得ている。

同社では、既存の購買システムのライセンス契約が終了となる機会をとらえ、購買システムの再構築を決定した。 購買業務全般を網羅したWeb購買システム
「楽々ProcurementII」の導入によって、取引先のWeb調達業務も含めた総合的な調達業務の効率化、資材コストの削減、内部統制の強化などを実現することに成功した。

資材コストの削減、業務の標準化による効率化・内部統制強化

購買システム再構築プロジェクトは、本社の資材部門と情報システム部門の共同プロジェクトとして開始した。 プロジェクトリーダーおよびプロジェクト専任者は本社資材部から選出し、また各事業所の資材部門からもメンバーを招聘して、定期的に進捗会議を開催することで、プロジェクトを進めることとした。
再構築にあたって、以下の4つの経営課題の解決に向けてプロジェクトを推進した。

経営課題1「資材コストを削減する」 経営課題2「調達関連業務を効率化する」 経営課題3「財務報告に関わる内部統制に対応する」 経営課題4「事業所ごとに異なる購買システムを会社全体で標準化する」

標準システムの選定

購買システムの再構築にあたり、(1)A社製購買パッケージの導入、(2)「楽々ProcurementII」の導入、(3)社内にて独自システムのスクラッチ開発の3方式を候補に挙げ、機能、開発コスト、運用・保守の容易さなどの観点で比較検討を行った。

候補 検討ポイント
方式1 A社製購買パッケージ テンプレート使用で柔軟性はあるものの開発コストが膨らむ。また、Web機能を持たないため、新規で独自に開発を行う必要がある。
方式2 「楽々ProcurementII」 パッケージをベースに、カスタマイズを加えて構築を行う形態で、Web機能も標準機能として装備している。
方式3 独自システムのスクラッチ開発 要件に対する適合度合いは高いが、すべてを満たすシステムを開発するには、コストと期間の問題が大きい。

A社製購買パッケージは、テンプレートを使って構築する形態で、柔軟性はあるものの開発コストが膨らむ。加えて、同システムは取引先が利用するWeb機能を持たないため、新規で独自に開発を行う必要があった。一方、「楽々ProcurementII」は、完成品であるパッケージをベースに、カスタマイズを加えて構築を行う形態で、取引先用のWeb機能も標準機能として装備しており、概ね要求を満たしていた。独自システムのスクラッチ開発は、一から作り上げるため要件に対する適合度合いは高いが、すべてを満たすシステムを開発するには、コストと期間の問題が大きかった。

以上の3つの候補から、ユーザによる機能性の評価、開発形態とコストなどを総合的に判断し、三菱電機エンジニアリングの要求に最もマッチした「楽々ProcurementII」の採用を決定した。

フェーズドアプローチの採用

「楽々ProcurementII」の採用を決定した後、同システムの標準機能と、三菱電機エンジニアリングの要求仕様の摺合せである、Fit & Gap分析からプロジェクトを開始した。全国の事業所(本社+18事業所)を巡回して検討会を開催し、標準的なシステム機能に対する適用可能性と要望の確認、また各事業所が保有する生産管理などの独自システムとのインターフェース要件について調査を行い、Gapを洗い出し、最終的に業務要件をまとめ上げた。
その上で、プロジェクト全体の開発スケジュールを策定。

3つのフェーズ
全体を大きく3つのフェーズに分け、第1フェーズでは社内機能部分を優先して、Fit & Gap分析から約1年後に稼働。また第2フェーズとして、その約半年後に取引先用のWeb機能を稼働させることとした。ここまでを基本機能の導入フェーズとし、安定稼働を確認後に改めて第3フェーズとして初期段階で見送った「下請管理のコンプライアンス強化」、「業務効率向上」、「取引先管理のコンプライアンス強化」、「取引先用のWeb機能の改善」などの機能拡張を行うこととした。
なお、プロジェクト全体の納期を確保するため、システム開発を担当した住友電工情報システムでは、開発チームを第1フェーズ担当チーム(約40名)と第2フェーズ担当チーム(約15名)に分け、並行して開発を行うことと決定した。

三菱電機エンジニアリングの情報システム部門はプロジェクト全体の管理に加えて、納品されたシステムの品質確認などを担当し、資材部門は業務要件のとりまとめとシステム機能の確認などを担当した。第1フェーズ稼働分が納期通りに納品された後、両部門によって各種テストやユーザ教育、運用確認を行い、本番稼働判定会議を経て、当初の計画通りに本番稼働を迎えた。第1フェーズの稼働後、第2フェーズも予定通りに運用を開始、プロジェクト着手から約2年で計画通りに再構築を完了した。その後、第3フェーズと位置付けた改善・追加要望事項と機能拡張を実施して、すべての開発を完了した。

改善効果

全購買品を対象とした利用状況は、発注書の件数で月間1万2千件からスタートし、現在では月間2万件を超え、毎日500名を超えるユーザが利用するシステムとなっている。また、旧システムには無かった自動発注機能が加わったことで、発注件数の約15%にあたる3万件/年が自動発注化されており、購買業務がタイムリー化・効率化し、業務に欠かせない基幹システムの1つになっている。

本番稼動後に実施したユーザ満足度調査では、社内ユーザの73%が高評価をつけた。高いユーザ満足度を得る事ができた成功要因は、「資材部門と情報システム部門のメンバーが各事業所から集い、業務とシステム仕様を真剣に議論して決めたことにある。情報システム部門に丸投げするのではなく、各事業所の意見を反映することができたのが大きい。」と開発当初からのプロジェクトメンバーである本社資材部堀江氏は語る。

また、当初掲げた目的の達成に加え、「楽々ProcurementII」導入の利点として、情報システム部門からは、最新のOSやMicrosoft Officeなどへの対応についても社内工数がかからないこと、トラブル対応でも住友電工情報システムの適時・的確なバックアップが得られることなどが挙がった。資材部門からは、システムを利用することで、購買業務の統制を実現することができ、コンプライアンスの強化につながったこと、全社統一システムであるため、ローテーション(転勤)が発生しても、時間のロス無く、すぐに業務を立ち上げることができるとの声が挙がっている。

「パッケージの完成度の高さもさることながら、住友電工情報システムのプロジェクトリーダーの資質が高かったことが、今回のシステム開発の成功の鍵でした。」と本社資材部企画グループマネージャー中島氏は語る。これからも「楽々ProcurementII」は同社の発展に貢献していくことであろう。

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