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書類電子化

書類を電子化する方法とメリット・デメリット

業務の中で溜まっていく紙の書類ですが、量が多くなるにつれて整理や取り出すときの探す手間は増えます。また、昨今ではペーパーレス化についてニュース等で取り上げられるなど、電子化についても徐々に世の中に浸透してきている現状があります。
今回は、書類の電子化の概要やメリット、デメリットなどに沿ってご紹介いたします。

書類の電子化の概要と目的

「書類の電子化」とは文字通り、紙媒体の書類を電子媒体に落とし込む作業を指します。
契約書や企画書など様々な書類がありますが、これらを電子化することにより場所を選ばず閲覧できるようになるため、業務効率化にもつながります。
また、企業が書類の電子化をする目的として一般的には「紙資源を大切にする」「生産性の向上」「購入・保管コストの削減」などが挙げられます。

※監修者コメント
つまり、必要な書類が探しやすくなり、印刷するコストも削減でき、資料が劣化することもありません。また、書類を閲覧する人も制限でき、セキュリティ対策にもなります。

書類を電子化する方法

書類を電子化する方法は主に以下の2通りがあります。

  • ①自社でスキャナ機能のある複合機で書類を電子化
  • ②電子化サービスを行う業者に外注

まず①についてですが、自社にあるプリンタや複合機のスキャナ機能を使ってPCに書類を落とし込んでいく作業になります。
この方法のメリットは、コストを最小限に抑えられることです。外注する場合は書類の枚数および輸送する箱の個数などで費用がかかりますが、①の場合はかからないため、書類が少ない企業にはおすすめの方法といえます。
しかし、デメリットとして人的コストがかかり、社員の仕事がストップしてしまうことがあるなど、人手に余裕がない企業の場合は注意が必要です。

②は、電子化作業を外注するという方法です。
上記の通り書類の枚数や箱単位でコストはかかりますが、自社で行う手間を減らすことができます。特に書類の量が多い企業の場合は外注を使うことで、書類の整理と電子化が一緒にできるため便利です。

①、②いずれの場合にせよ、電子化したファイルをどう管理し活用するかが重要です。管理方法を考えたうえで進めるようにしましょう。

※監修者コメント
書類を箱詰めして送るだけでオフィスをペーパーレス化できる新しい書類保管サービスも生まれています。必要な書類をPDFで見られるので働く場所を選びません。このようなサービスに外注するのも1つの方法でしょう。

書類の電子化のメリットとデメリット

書類の電子化をする際に確認しておきたい、メリットとデメリットについてご紹介します。
電子化を考えている方はご参照ください。

書類の電子化のメリット

電子化が企業にもたらすメリットは多くあります。

まず、書類保管のスペースを減らせることです。
例えば書類を保管していたスペースがあった場合、このスペースを他の目的に活用することが可能です。特にオフィスが広くない企業にとっては、ありがたい話ではないでしょうか。

次に、必要な書類が必要な時にすぐに取り出せるということです。
電子化することにより、スマートフォンやタブレット端末で確認ができます。紙媒体の場合、会社に忘れてしまったら出先で印刷をしなくていけないほか、会社に帰らなければいけないケースにもなりかねません。
電子化やペーパーレス化をしているならば、会社に戻らず保管している文書管理システムからダウンロードすることでいつでも取り出すことができるため、忘れる心配もないです。

最後に、大切な書類の紛失を避けることができることです。
紙媒体の資料を紛失した際、打ち合わせに持参できないほか、情報漏洩に繋がるかもしれません。後者の情報漏洩については特に深刻で、会社の機密事項であった場合経営に悪影響が及ぶ可能性もあります。この懸念点については、電子化によって書類を電子媒体として保管することで避けることができます。また、アクセス制御をかけておけば、不用意に持ち出される心配もなくなります。

電子化するとデータの破損が心配ですが、バックアップを取れるため万が一の場合も復旧させることが可能です。

書類の電子化のデメリット

電子化のデメリットとして、多額のコストがかかることが挙げられます。
書類の電子化をする際は、整理や依頼の手続きなどに時間がかかるほか、紙として残すべき書類の仕分けも行わなければいけません。そのため、完了するまでの間に予想以上に経費が多くかかることがあります。どの程度の時間や費用がかかるのかを事前に確認してから行いましょう。また、電子化した後にデータを管理できるような体制を整えなければいけません。

おすすめの方法として、書類の管理ソフトやクラウドの活用が挙げられます。
時間軸や契約先など様々なカテゴリで探せるほか、OCR機能を搭載したものであればファイルの中身まで検索することができるので、取り出したい書類を瞬時に見つけることができます。ファイルは共有され、常に最新版が把握できるので、管理もしやすくなります。導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※監修者コメント
書類の電子化にあたっては、書類の利用頻度に着目することが大切です。利用頻度が高い書類と利用頻度の低い書類を選別し、状況に応じて電子化の費用と、紙のまま保管する費用を精査しコストの最適化をはかりましょう。

書類の電子化の利用で変わること

紙媒体の書類でも基本的に不自由を感じなければ問題ありませんが、紙は量が多くなれば保管・管理する手間やコストがかかります。また、古い資料を探し出す際に時間がかかってしまうケースも多いのではないでしょうか。

電子化をすることにより社内で一括管理できるほか、書類を探し出すことも容易になります。業務効率化が大幅に促進されることが期待できるため、書類の管理に困っている企業は一度電子化を検討することをおすすめします。

※監修者コメント
経理関係書類を電子化する場合は、「電子帳簿保存法」の要件を満たしているかどうか検討する必要があります。

書類を電子化することで業務効率も上がる

今回は書類の電子化についてご紹介しました。
電子化にはコストもかかりますが、それ以上に社内の業務効率化や書類の受け渡しなどが円滑化するなどのメリットが多くあります。現在、書類が溜まっているなどの問題を抱えている場合、電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
住友電工情報システムでは、電子化された書類などの文章データを保存するソフトも提供していますので、こちらも併せてご確認ください。

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監修者プロフィール:
野田 和生(ITコンサルタント)
アトムコンサルティング 代表
岐阜大学工学部大学院工学研究科を卒業後、電機メーカー、ベンチャー企業勤務を経て、2012年5月、アトムコンサルティングを設立。中小企業IT化支援をメインに、関東地区で、中小企業に対して様々な支援を実施。ITコーディネータ。

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