住友電工情報システム
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日東電工株式会社様

日東電工株式会社様:社内情報検索

R&D(研究開発部門)のナレッジマネジメントとして技術情報ポータルを構築その検索エンジンとして選ばれたのがQuickSolution

R&Dナレッジマネジメントとして『Techなび』を構築

日東電工株式会社(以下、日東電工)の事業コンセプトには、「グローバル・ニッチ・トップ」戦略がある。成長するマーケットを見つけ出し、そのニッチな分野に自社で独自に培ってきた差別化技術を活かして、シェアNo.1を狙うというものだ。この戦略を支えているのが日東電工の優れた技術力であり、日東電工では、お客様の要望に応じて複数の技術を組み合わせることにより、求められる機能を実現し価値を生み出すというビジネスモデルを進めている。
技術の各要素というのは、複数の事業部に存在していて、それらの技術情報を上手く融合させないとお客様の求める製品にはつながりにくいという課題があった。
日東電工の研究開発部門は、全国7拠点に分かれており、7箇所に分かれた研究開発部門をサポートしているのが技術統括企画部である。技術統括企画部では、技術情報を活かし、知識化した社内ナレッジの再活用するためのツールとして、2011年2月に技術情報ポータル「Tech なび」を構築した。
技術に関する情報は日常的に増加を繰り返し、情報は細分化されていく。社内のファイルサーバには、深く狭く、細分化された情報が乱立しているのだ。加えて、研究開発部門は人員が増えて組織がフラット化され、情報伝達やコミュニケーションが困難になってきた。特に上司と部下との間でOJTが不足し、必要な技術情報が共有しにくくなっていた。

画面のイメージ

そんな中で、技術情報をもう一度整理、"見える化"し、OJTを補完・代替する機能を実現しようということで「Tech なび」構想が立ち上がった。
「Tech なび」は主に、ポータル機能と全文検索エンジンで構成され、その全文検索エンジンとして選ばれたのが、住友電工情報システムの「QuickSolution」(クイックソリューション)であった。

選定のポイントは、Lotus Notesと大規模対応

検索エンジンの導入にあたって、日東電工では、R&Dの技術者900名を利用者とした。対象になるデータは、Lotus Notes(以下、ノーツ)とファイルサーバである。研究開発部門の7つの事業所のうち、トライアルとして2事業所から始め、費用対効果を確認しながら、他の事業所に展開することになった。
検索エンジン選定のポイントは、第一にノーツのデータベースが検索できること。市場に全文検索エンジンの製品は数多く存在するが、ノーツを検索対象にできる製品は限られている。第二に日本語の扱いに優れていること。将来的にはグローバルな展開もありえるが、日本で成果を出せないことには海外にも出せない。国内で成果を出すために、日本語の処理能力を優先し、国産の製品から選定した。第三は大規模対応。7事業所への展開が当面の目標である。技術系のデータはそれぞれのサイズが大きく、日々増加していく。最終的にはこれくらいまで増えるだろうというラインを想定して選定に入った。
検索エンジンの導入に関して、社内調整に時間がかかった。社内から厳しい目を向けられ以下のハードルをクリアする必要があったのだ。

(1) 費用対効果
(2) インターネット検索エンジンとの違い
(3) 情報セキュリティが社内のポリシーにあわせられるか

  • (1)導入効果については、「優秀な技術者ほど情報の探索に時間を使う」という社内調査をもとに費用対効果を試算した。
  • (2)無料で使えるインターネットと違い、社内検索では「あるべきファイルが見つからない」ことは致命的である。社内用語や専門用語による検索が多いことなども含めて社内関係者に説明した。
  • (3)情報セキュリティに関しては、二つのIDを作り、アクセス権限の有り無しで検索結果がどのように見えるのかを実際にデモを行い、関係者に説明した。

検索エンジンの選定は、最終的には2製品での比較検討となった。最終選定ポイントは、大規模な環境に対応できるかどうかであった。7拠点の全ての対象データを検索したいという要求に応えられたのは、大規模データの検索に強いQuickSolutionであった。

2事業所から試験的にスタート。稼動前にファイル整理期間が必要

写真:日東電工株式会社
技術統括企画部
イノベーショングループ
坂直樹氏

まずは2事業所から始めることとして、各事業所のファイルサーバ用にそれぞれ検索サーバを1台ずつ置いた。データセンターに全社のノーツサーバがあるため、そのノーツのデータベースも検索対象とするために、データセンターにも1台置き、合計3台のシステム構成でのスタートとなった。
トライアル期間中に、不適切なファイルの保管と整理が必要であることが判明した。ある社員が上司の名前をキーワードに入れて検索したら、結果の中に給与明細が出てきたのだ。担当者から連絡が入り、急遽、インデックスを更新することで事なきを得たが、ファイルサーバのツリーの奥深くには何が隠れているかわからない。
この件以来、新規で検索対象を設定する場合、一ヶ月程度のファイル整理期間を置き、稼動することにした。

検索対象は生データが多く、利用者の多くには高評価

QuickSolutionが稼動して半年経過したが、利用対象者の中で、実際に使ったことのある人は3割程度。この3割程度の人たちに、詳細を尋ねると、業務効率UPになった・便利になったと答えた人が8割だった。当初は、会議資料など整理された資料を検索することが多いと想定していたが、実際は半数以上が生データや実験データであった。新規テーマを検討する時や、テーマを再検討するとき、過去の検討内容やデータを見直して再検討することが多い。そのデータを探す時間が短縮されたという利用者からの評価をもらっている。生データを探すこともあるため、検索ヒット率には少し不満が出ている。検索条件の入力内容にもよると思うが、今後は教育で対処していく予定である。
システム管理者の視点からみると、管理画面やログ解析に不満を感じていたが、要望を伝えるまでもなく次バージョンで改善されていた。「ユーザの声を聞き、すばやく対応する。この対応のスピードは魅力的である。」と、日東電工 技術統括企画部 イノベーショングループの坂直樹氏は語る。

稼動事業所を拡げ、ファイルサーバ整理支援機能も活用

今後、稼動事業所を順次拡げていく予定だ。データベースも随時追加していき、検索対象を増やしていく。QuickSolutionの様々な機能も活用していきたい。特に、バージョンアップで標準機能になった、ファイルサーバの整理支援機能を利用した不要なファイルの整理や検索ログ集計・レポートを使った利用分析をすすめていく予定だ。検索の方法も含めて、「Tech なび」の活用事例をどんどん共有していきたい。「このように使ったら、このようなメリットがあった」という活用事例をみんなで共有し、さらに活用を促していく予定だ。
今、実感していることは、1回使えばファンになってもらえる。QuickSolutionがあったおかげで・・・と言ってもらえる。今後拡大していくためにも利用⇒評価⇒展開・拡大のループを回して各事業所に展開していきたい。

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