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導入事例

コクヨ株式会社様:社内情報検索

過去に発生した課題やそれらへの対策など、「気づき」を生むベースとなる情報を整理し、誰もが活用できる環境(アーカイブ)構築のため、QuickSolutionを導入
ヒットした情報だけでなく関連性のある情報も引き出せる機能と、手厚いサポートが高評価

コクヨとはもともと「国誉」と書く。1905年の創業以来、「商品を通じて世の中の役に立つ」(お客様の成長に資することでお客様を豊かにし、その結果として正しい利益を得て、正しく社会に還元する)を経営理念としている。今回QuickSolutionを導入することになったプロセス改革部では、業務監査とコンプライアンス意識向上に日々取り組んでいる。

過去の情報を知恵化して、「気づき」を提供する仕組みを検討

コクヨは、本年(2015年)創業110年を迎え、基幹事業の変革に加えて新分野や海外へも積極的に展開している中で、以下のような課題も生じている。

  • 1.過去はOJTで受け継がれていた知恵が、世代交代、人材の流動化、グローバル採用、さらに勤務スタイルやコミュニケーションスタイルの多様化によって、従来の方法だけでは受け継ぎがうまく機能しない
  • 2.社会から求められるコンプライアンスの水準が年々高くなっており、どこかの部署がコンプライアンス違反を見つけるということではなく、社員一人ひとりの気づきを促進することで会社としてのコンプライアンス水準を高めなければならない(そうすることが社員を守ることに繋がる)

以上の問題意識から、過去に対策を講じた問題を二度と発生させないために、ルールを把握できていないことで問題が発生しないように、いつでも誰でもルールや過去の課題・対策を調べ、理解できる環境を作ることで、社員の「気づき」をサポートする仕組み(アーカイブ)を構築することになった。

また、「アーカイブは言葉で完全一致しないと知りたいことや調べたいことにたどり着けないようであれば社員が億劫になってしまうため、あいまいな状態でも関連情報に行き当たれるような仕組みを提供したいと思った」と、プロセス改革部 日名子 尚三氏は振り返る。

検索エンジンは2社製品を比較。
様々な比較を重ねた結果、QuickSolutionの導入を決定

当初、社内のファイルサーバやポータルサイトに蓄積したコンテンツの利用を検討した。過去のデータは山積みになっているが、関連性が整理されておらず、単一の情報は引き出せても関連情報は引き出せない。これでは知ってほしいものを系統立てて提供できない。
さらに、当時の社内ポータルの検索機能は、「キーワード」を含んだ文書の一覧を羅列するだけで、あいまい検索や重要度順に表示するようなこともできず、その場で内容を確認することもできなかった。
このような理由で既存のコンテンツと検索機能では要求を満たせないと判断し、新たなアーカイブにコンテンツを整備し、その中に検索エンジンを組み込むことになった。
商用検索エンジンを展示会やWebサイトで調べ、ベンダーにも問い合せた結果、2社の製品に絞り込み、両社のテスト機を使い比較した。
評価の時点では検索対象の規模は小さく、検索容量やスピードでの比較は難しかったので、それ以外の項目も加えて比較を行った。
選定の決め手はカスタマイズ性とサポート力で、今後の変更や展開を考え、QuickSolutionを導入することに決定した。
アーカイブの中から探している情報を引き出すだけではなく、関連する情報も見てもらう、そんな仕組みを作りたかったので検索結果の分析機能が充実していたことはとても魅力的だった。また、オプションになるが、QuickSolutionのコンテンツの関係を可視化できる機能にも惹かれた。

QuickSolutionが優れていたところ

(1) カスタマイズ性
(2) サポート体制
(3) アーカイブを充実させるための、検索結果の分析機能
(4) 検索結果の可視化

利用者にあわせてカスタマイズ。
動画も解説をつけることで検索の対象に

アーカイブのコンテンツはまずプロセス改革部の業務にあわせ、監査系とコンプライアンス系の情報、及びコクヨグループで共有すべき情報を載せることにした。アーカイブには内部統制・業務の考え方やルールだけでなく、関係する実践例・失敗例をできる限り準備した。さらにコンプライアンス教育用ビデオを準備し、それをPowerPointのページに貼りこみ、それぞれ解説を付けることで、QuickSolutionで検索できるよう工夫した。

<検索専用の画面。あいまい検索を優先。>

利用者には年配の社員も多く、検索エンジンを使い慣れていない。いきなりQuickSolutionの標準画面を見せても、何をしたらよいかわからない人が多い。そこで、わかりやすい専用の画面を作り、そこにQuickSolutionの検索窓を埋め込んだ。そのページにはこのアーカイブの目的を記載し、マニュアルも埋め込んだ。さらに、完全一致の検索ではなくあいまい検索を優先させた。カスタマイズについては、住友電工情報システム株式会社にオンサイトで細かくサポートしてもらった。

2014年2月、「気づきのためのアーカイブ」が本番稼働

2013年の9月にQuickSolutionを導入し準備を進め、2014年の2月に本稼働させた。この「気づきのためのアーカイブ」では、監査系、コンプライアンス系及びコクヨグループで共有すべき情報に関する必要な情報があいまい検索により漏れなく、しかも検索キーワードに関連の深いものから順番に表示される。また、クリックするだけで関連する他のキーワードで新たに検索し、簡単に関連情報にたどり着くことができる。プロセス改革部からは分析ツールで活用状況をすぐに確認することも可能だ。スタート後、月400件程度のペースで利用されている。

気づきのためのアーカイブのコンテンツ

気づきの領域拡大、利用拡大に向けて

プロセス改革部では気づきのアーカイブの利用拡大に向けた施策を実施中だ。まず、3つの方針でコンテンツ拡充を進めて、気づきの領域拡大を図っている。

コンテンツホールを埋める

QuickSolutionの「コンテンツホールレポート」を活用し、検索にヒットしなかったコンテンツを分析して、新しいコンテンツを追加していく。

専用コンテンツの公開

QuickSolutionのActive Directoryと連携したアクセス制御を利用し、特定のグループ会社の社員にのみ知らせたいコンテンツを追加していく。

仲間づくり

プロセス改革部だけでなく、法務・広報・人事・総務の各部署にも働きかけ、社員が必要とする情報を共有化してもらう。

さらに、ロングスパンでは、中国語、英語のコンテンツを整備た上での海外展開も目指している。また、今回は導入できなかったが、コンテンツの関係を可視化できるQuickSolutionのオプション機能も導入して検索に関する入口の拡大も考えている。
「コクヨグループで共有すべき情報があって、各会社の情報がある。その他、個人でも発信したい情報もある。それらをすべてインデックス化して、グループ内で公開していく仕組みを作りたい。」と、日名子氏は意気込む。

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