住友電工情報システム
文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus
HOME > 製品情報 > 楽々Document Plus > 機能概要

機能概要

楽々Document Plusは、複数のファイルを電子データとして、1つの「文書(ドキュメント)」にまとめ、「フォルダ」に保管することができる文書管理・情報共有システムです。日付や作成者などの項目を属性として付与し、文書を登録できます。

楽々Document Plusの機能概要イメージ図

文書の登録単位

関連する紙文書を1冊のファイルに綴じ、キャビネットに格納するイメージで、複数の電子データファイルを1つの「文書(ドキュメント)」としてまとめ、「フォルダ」に保管することができます。

文書の登録単位のイメージ図
エクスプローラー風のフォルダ階層管理
文書の種類や部門等で階層化されたフォルダで、エクスプローラーのように文書を分類管理できます。
様々な文書属性を付加可能
文書ごとに、タイトルや登録日時など、様々な属性を付加できます。

文書を検索

文書属性を指定して検索する「属性検索」と、文書の添付ファイルの内容も検索対象とできる「全文検索」が可能です。

  • ・多様なデータ形式の文書を高速全文検索できます。
    ※オプション機能を利用すれば、CADデータの全文検索も可能です。
  • ・完全一致検索に加え、高精度のあいまい検索で検索もれがありません。
  • ・全文検索と属性項目を組み合せた複合条件での検索が可能です。
  • ・ページ単位検索により、ページ数の多い文書でも該当箇所の特定が容易です。
  • ・サムネイル表示で、欲しい文書を一目で探せます。
  • ・参照権限のない文書は検索結果に表示しません。
  • ・全文検索用の辞書メンテナンスが不要です。
  • ・更新(登録/更新/削除)された文書をリアルタイムに検索可能です。

文書を表示

画面左部にフォルダツリーを表示。フォルダ移動も簡単で、検索時のフォルダ指定も容易です。
利用者ごとに、よく閲覧するフォルダや文書を「お気に入り」として登録できます。
高速ビューワで、ヒットしたページを見たいページや見たい部分だけピンポイントに表示できます。
文書を作成したアプリケーションがインストールされている必要がありません。
ヒットした文字列はハイライト表示されます。

ヒットした部分を表示した図

文書を登録

簡単登録のイメージ図

添付ファイルをドラッグ&ドロップで簡単登録でき、属性を指定しての詳細登録も可能です。
大量の文書はCSVファイルを利用して一括で登録できます。
フォルダごとに登録フォームを簡単作成できます。

<応用>
  • ・複合機などのスキャナ機能によって電子化(PDF/TIFF化)されたファイルを自動登録できます。登録されたファイルはOCR処理され、全文検索の対象となるので、紙文書等の情報を効率的に活用・再利用できます。
  • ・楽々Document Plusへメールを送信することで、「件名」、「内容」、「添付ファイル」を一つの文書として登録できます。メールの本文はもちろん添付ファイルも検索でき、メールによる日々の報告を管理し、貴重な情報資産として蓄積、活用できます。

セキュリティ

組織や役職に応じて様々な権限を設定することで、厳密なアクセス管理を実現できます。
文書の種類に応じて閲覧・編集の権限が設定できます。
厳格な管理が必要な機密文書や自由に閲覧できる文書が混在した環境下でも、的確なレベルで運用できます。

<応用>
  • ・添付ファイルのダウンロード禁止、PDF/ビューワからの印刷禁止により、情報漏洩リスクを最小化できます。

ワークフロー

フォルダごとに、登録時に承認ワークフローを使用するかどうか設定できます。
参照ウィンドウによる選択型の入力項目や「査閲」「決裁」「回覧」といったワークフローの決裁ルートの定義をフォルダ共通で利用できます。
文書の登録/変更/参照/廃棄に関する権限を設定可能です。
並列/結合、否認/差し戻しなど、フレキシブルで簡単に経路を設定できます。
承認状況は画面上で照会でき、承認・否認時にはメールで通知します。

フレキシブル経路のイメージ図

版管理・履歴管理

版管理ができるので、ユーザは最新版の文書を効率的に参照できます。
もちろん必要に応じて、旧版文書の参照も可能です。
いつ誰がどこでどんな操作をしたか全て記録を残すことができますので、内部統制の対応にもなります。
文書や文書に添付されたファイルを閲覧した「ユーザ」と「日時」を一覧表示できます。

<応用>
  • ・ユーザは文書や添付ファイルを以前に開いたことがあるかどうか確認できます。

文書のアーカイブ機能

登録から一定期間を経過した文書をアーカイブとして、HTMLファイルに出力・保管する機能です。大量の過去文書をシステムから退避させることで、ディスクの削減やレスポンス改善が期待できます。

楽々Document Plus で管理する文書を HTMLファイルで出力することができます。
HTMLファイルを出力する際に、同時に文書の削除もできます。

多言語対応

システムが出力するメッセージやタイトル、ボタンの表示を日本語/英語/中国語(簡体字)に切り替えることができます。
ユーザ情報やフォルダ情報などお客様が登録される情報も日本語/英語/中国語(簡体字)それぞれの表示名を登録できます。

タブレット対応

タブレット端末(iPad、Android)からの文書の閲覧と承認作業をサポートしています。
指を使ったタッチ操作が必要なタブレットからでも操作しやすい画面デザインです。

操作しやすい画面デザインのイメージ図

グループウェアとシームレスな連携

すでにご利用中の他社製グループウェア画面に、楽々Document Plusの情報画面(ガジェット)を埋め込むことで、ワークフロー文書の件数などを容易に確認することができます。さらに、文書件数のリンクをクリックして、承認待ち文書一覧などの楽々Document Plus画面を表示させることが可能です。
連携の際には、シングルサインオン(SAML認証)を利用することで、ログイン作業を不要としグループウェアと楽々Document Plusとのシームレスな操作性を実現します。

簡易なデータ移行

既存システムから楽々Document Plusにスムーズに移行して頂けるよう、以下の機能をご提供しています。

ユーザー/グループ/所属の情報を一括で登録できます。
文書を登録するためのフォルダツリーを一括で簡単に作成します。
指定形式のCSVファイルを作成することで、既存システムやファイルサーバにある大量の文書を一括で移行できます。

e-文書法への対応

国税関係書類のスキャナ保存にもご活用頂ける様々な機能をご提供しています。

ページの先頭へ