住友電工情報システム
文書管理・情報共有システム 楽々Document Plus
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導入事例

SFJソリューションズ株式会社 様

SFJソリューションズ 代表取締役 川上暁生 氏

「ファイル形式は自由に、検索は超高速に、
という方針で人材情報を管理しています」

SFJソリューションズ 代表取締役 川上暁生氏に、『楽々Document Plus』を導入した経緯とその効果について詳しく聞きました。

SFJソリューションズは、エグゼクティブサーチファームであるSFJグループの一員として、社外CIOサービス、内部統制コンサルティング、MaaS(Management as a Service)提供などを行う企業です。2005年設立。

『楽々Document Plus』を使って人材情報を保管・検索

― SFJソリューションズでは『楽々Document Plus』をどのように活用していますか。

SFJソリューションズでは人材紹介・派遣業のクライアント企業様に、人材管理システムとして『楽々Document Plus』の導入支援を行いました。主にサーチの対象となる人材情報の管理に活用しています。具体的には

  • 1.「人材情報の保管と高速検索」
  • 2.「ワークフローにもとづく人材情報の登録、更新、削除」
  • 3.「ワークフローにもとづく契約書、請求書などの発行管理」

などに使っています。

従来は人材情報を自社開発システムで管理していましたが、2015年に『楽々Document Plus』に切り替えました。

「自由書式の各種ファイルを高速検索して必要な人材情報を見つけ出す」という業務スタイル

― 用途1.「人材情報の保管と高速検索」とは具体的には。

人材サーチ業務では、「多彩な人材情報を豊富に保有し」、「営業担当者(リサーチャー)は、お客様から希望人材のスペック(キーワード)を聞き次第、それに適合する人材を速やかに選び出して提示すること」が重要です。

この業務を円滑に実行するために、クライアント様では人材情報を「形式は自由、ただし検索は高速に」という方針で保有・活用しています。

具体的には、まず人材情報を「画一的な固定フィールドのデータベース」に格納することはせず、かわりにテキスト、Word、Excel、PowerPoint、PDFなど様々なファイル形式で保管しています。書式についても規定、制限は特にありません。現在、数にして約3万の人材情報ファイルを保有しています。

営業担当者は、この「情報の大海」に対し、『楽々Document Plus』を使って検索をかけ、お客様の要望に適合する人材を見つけ出すわけです。『楽々Document Plus』の検索機能はきわめて高速かつ柔軟なので、お客様の要望に迅速・的確に対応できます。

各種業務情報ファイルを適切なドキュメントライフサイクルで管理

― 用途2,3.「ワークフローに基づく人材情報の登録」「ワークフローに基づく契約書、請求書などの管理」とは。

人材情報の新規登録、更新、削除というドキュメントライフサイクルについては、『楽々Document Plus』のワークフロー機能を使って実施しています。また契約書、請求書など重要業務書類も、ワークフロー機能を用いて明確な手順で発行しています。

『楽々Document Plus』は、ISO9001/14001の文書管理規定に準拠した機能が揃っています。システムの導入により、人材情報および各種業務に関する文書を、正しい手順で保管、活用できるようになりました。

『楽々Document Plus』導入の経緯

―『楽々Document Plus』を導入する以前は、人材情報はどのように保管、検索していたのでしょうか。

以前は「社内(オンプレミス)のサーバ上のデータベース」と「フリーソフトウエアを使った自社開発の検索システム」を使って保管、検索していました。しかしシステム基盤となるハードウエアが老朽化し、またOSもサポート期限切れとなるため、システムを刷新することにしました。

当初は業界向けの本格的なパッケージシステムも検討しましたが、どの製品もオーバースペックかつ高価だったので見送りました。そもそも「自由形式の文書を自由に検索していく」という従来の運用コンセプトを止める理由も特にありません。そこで「全文検索ができる文書管理システム」という方針で再検討しました。その後は『楽々Document Plus』を含む数製品を比較検討しました。

システム選定時に求めた要件

― 新たに導入する文書管理システムに求めた要件を教えてください。

SFJソリューションズが文書管理システムに求めた要件は次の5点です。

1「高速、高機能の全文検索が標準搭載されていること」
→クライアント様の事業では「人材情報は、蓄積したファイル群を全文検索して見つける」というのが基本業務スタイルです。新たに導入する文書管理システムには、多様な形式のファイルを高速かつ自由に全文検索できる機能を標準搭載していることを求めました。
2「既存の情報資産を簡単に継続活用できること」
→システムの入れ替えを検討していた時点で、人材情報はすでに3万ファイル以上ありました。これら情報資産は、システム刷新後も続けて使います。その際、データ変換などの手間を要さず、「そのまま」の形で継続使用できることを求めました。
3「アクセス制限(ファイルの持ち出し禁止)」
→人材情報(個人情報)を保護し情報漏洩を防ぐために、文書管理システムには「ファイルの『表示、検索』は自由、しかしファイルの『持ち出し』は不可能」という仕様であることを求めました。
4「ログが詳細に残せること」
→「いつ誰がどんな検索をしたのか」、「その結果、どのファイルが表示、閲覧されたのか」についてのログが詳細に記録できることを求めました。これは「万が一、情報事故が起きた場合の、過去に遡っての事実状況の把握」、そして「情報事故を未然に防ぐための、ログ保管による利用者への心理的牽制」が主な目的です。
5「クラウド対応していること」
→オンプレミスで運用しているとシステム冗長化やバックアップを社内リソースを使って実施しなければいけません。それは非効率なので、今回の文書管理システムにはクラウドで運用できることを求めました。近年、クラウド環境の性能とセキュリティは飛躍的に向上しているので、社内で運用するより、むしろクラウドを利用した方が、可用性とセキュリティの両面でメリットがあると判断しました。

上記5要件をもとに検討したところ、『楽々Document Plus』がクライアント様が求める要件を最もよく満たしており、また「ワークフロー機能」「ISO9000/14000への準拠」など付加価値があったため、新たな文書管理システム(および検索システム)には『楽々Document Plus』を採用することに決まりました。

『楽々Document Plus』への評価

― これまで使ってみて分かった『楽々Document Plus』への評価をお聞かせください。

選定の際に要件とした項目は、いずれも期待どおり実現できています。

  • 1「全文検索」については、『楽々Document Plus』ではファイル内容がインデックス化されることもあり、検索は極めて高速です。従来システムでは複雑な検索をした場合、数十秒を要していましたが、『楽々Document Plus』では2,3秒で検索結果が表示されます。営業担当者の業務効率は大きく向上しました。
  • 2「ファイル資産の継続使用」についても、住友電工情報システムから、事前に移行をスムーズに進めるための手段、方針の提案があり、サポートも充実していて、移行作業はスムーズに完了しました。
検索結果の画面イメージ

全体として見た場合、「従来システムでできていたことは、以前と同等あるいはそれ以上の水準で引き続きできている」、「ワークフロー機能やISO準拠など、従来に比べ業務が大幅改善された点も多くある」など、今回のシステム刷新は十分な成功を収めることができたと考えています。

住友電工情報システムへの評価

― 住友電工情報システムの導入支援への評価をお聞かせください。

システム導入当初は期待通りのレスポンスが出ない時期がありました。それは結局、『楽々Document Plus』ではなくインフラ側の問題だったのですが、原因の切り分けが難しい状況下で、住友電工情報システムは誠意ある対応をしてくれました。

その他、新システムについて現場部門から出された疑問点や要望については、「ほぼそのままの形」で住友電工情報システムのサポートの窓口に投げかけましたが、専門家から見ると初歩的な内容であり、かつ件数も多かったにもかかわらず、住友電工情報システムは「できること/できないこと」を切り分けた上で、運用や利用方法でカバーする方法やヒントを提案してくださり、非常に助かりました。

その他、どんな場合でも「できない」と安易に言うことはなく、弊社の要望を実現できるよう粘り強く対応をしてくださったことには感謝しています。

こうした真摯な姿勢が現場社員に伝わったことも、全体のシステム移行、浸透がスムーズに進んだ一因であると思われます。

先輩ユーザーからのアドバイス

― 現在、『楽々Document Plus』の導入を検討している企業に向けて「先輩ユーザーからのアドバイス」などあればお聞かせください。

社内の業務文書を保管・活用する場合、利便性だけを重視するならば、「利用者がファイルサーバを自由に使う」という形でよいかもしれません。

一方、ISO9000/14000など規則に基づく文書管理は、手順そのものには面倒な部分がありますが、今回の案件のように機微な情報を扱う業種では、中長期的に考えて文書を厳格管理することの価値は大きいと考えます。

そうした視点で考えると『楽々Document Plus』の活用は、「導入して正しく使えばISO準拠が実現する」わけですから、利便性と管理のバランスがよく取れているように思います。

今後の期待

― 住友電工情報システムへの今後の期待についてお聞かせください。

今回、『楽々Document Plus』の導入により、人材情報の管理、検索、活用について、迅速性、利便性、セキュリティのすべてにおいて業務を改善することができました。SFJソリューションズは、引き続き業務効率の改善と適正な情報管理に取り組んでいく所存です。住友電工情報システムには、そうした弊社の情報活用施策を、優れた製品とサポートを通じて後方支援していただくことを期待します。今後ともよろしくお願いします。

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