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導入事例

福井ケーブルテレビ株式会社 様

福井ケーブルテレビ様イメージ画像

万全のセキュリティでお客様の情報を安全に管理・活用
大量の工事書類を高性能検索エンジンで瞬時に検索

Point
20万件を超える大量の工事書類をわずか2週間で一括移行
短期間でスムーズに文書管理システムをリプレイス

福井ケーブルテレビ株式会社は、1983年の創業以来、北陸の福井市を中心にサービスを提供しているケーブルテレビ局である。創業当初より提供している有線テレビジョン放送に加えて、現在では、ケーブルインターネット事業、「ケーブルプラス電話」、「けーぶるスマホ」などのサービスを拡充し、地域に密着した事業を展開している。

文書管理システムリプレイスの経緯

福井ケーブルテレビ株式会社では、コールセンターへの問い合わせ対応やメンテナンス工事などで、配線図や施工情報などを記録した「工事完了書」が随時必要になるため、これを電子化して文書管理システムに登録・共有している。工事完了書は、お客様の氏名、住所、電話番号などの個人情報を含むため機密性が高く、工事の都度発生するため日々増加する書類である。

既存の文書管理システムは約3年前に導入し、20万件にも及ぶ膨大なデータを蓄積していた。しかし、システムが終売でサポート切れとなり、登録できる文書数の上限拡張ができなくなったため、新システムにリプレイスする必要に迫られた。同じメーカーの後継製品は最も重要なセキュリティ機能が省かれてしまっていたため、対応するには高額なカスタマイズを必要とすることから、別製品も視野に入れて検討することとなった。

検討開始時には文書数が既存システムの上限に迫っており、新システム導入は待ったなしの状態であった。

新システムへの要求と製品決定

新システムには、外部に一切のデータを持ち出すことができない堅牢なセキュリティレベルを確保でき、コールセンターでの利用に耐えられる操作性とレスポンス、さらには大量の文書を保管して長期的に安心して使用できることが求められた。またセキュリティ面を含め全ての要件が標準機能で実現できる、安価なパッケージであることも重要なポイントであった。選定要件は、以下の4つである。

1堅牢なセキュリティ機能
個人情報を扱うため、社外へのデータ持ち出しや流出を防ぐ仕組みを持つこと。社内ネットワークからのみ文書閲覧できるようにし、ファイルの印刷も制限できること。
2クイックなレスポンスと直感的な操作性
コールセンターでも利用するため、必要なときに素早く工事完了書を呼び出せること。利用者は本格的な教育など受けずに簡単に利用できること。
3大量の文書保管ができ、自動登録機能を持つ
登録済みの20万件に及ぶ文書を大きな労力をかけずにスムーズに全て移行でき、今後増加する文書を十分保管できる容量があること。また容量の拡大も可能なこと。
4長期の製品サポート実績
システム終売のたびに新しいシステムに切り替えることは、システム担当者、利用者ともに大きな負担となるため、長期的にサポートが提供される製品であること。

複数の製品を検討したが、全ての要件を標準で満たし、予算に収まるパッケージは楽々Document Plusのみに絞られた。
楽々Document Plusでは上記4つの要件を次のような形で実現、対応できることを確認した。

楽々Document Plus の標準機能で選定要件をクリア

選定要件 実装内容
堅牢な
セキュリティ機能
利用者ごとに文書へのアクセスが制御でき、さらに文書の種類ごとにダウンロードや印刷の禁止など、きめ細かなセキュリティ管理が可能。
クイックなレスポンスと
直感的な操作性
高性能な検索エンジン(ファイルサーバの1千万件のファイルを数秒で検索)が内蔵され、直感的な操作でファイル内容を瞬時に検索・表示でき、文書に添付されているPDF・Officeファイルなども全文検索が可能。
大量の文書保管ができ、
自動登録機能を持つ
100万件を超える文書を登録して運用している実績がある。また、ファイルを自動で取り込み、大量の文書でも一括で登録できる機能を持つ。
長期の
製品サポート実績
住友電気工業や関係会社でも利用しており、製品発売以来、18年に渡る長期のサポート実績がある。

製品決定に当たり、最も重要なセキュリティ機能について最終調査したところ、不安要素が一つ見つかった。利用者が自分のPCで工事完了書を閲覧する際に、ビューワがファイルをPCに一時保管してしまう点である。ファイルは一般的なPDF形式なので、この一時ファイルがコピーされると、社外に流出する恐れがあった。調査当時の機能では解決できず一時は諦めかけたが、住友電工情報システムが防止策を標準機能として組み込んでくれることとなり、楽々Document Plusの導入を決めた。

導入期間1ヶ月で本番稼動

製品の決定時には、文書数は既に既存システムの保管上限である20万件を超え、工事完了書が紙のまま保管された状態で2ヶ月経過していた。新システムの早期稼動が必要であり、既存システムから大量の文書を短期間で移行し、利用者がすぐに操作に慣れて、従来と変わらずに使用できることが求められた。

20万件に上る文書の移行では、既存システムから出力する元ファイルが特殊な形式のため、まずそれぞれをPDF形式のデータに変換して検索キーとなる顧客番号などを埋め込み、最後に1ファイルをひとつの文書として新システムに登録することになる。文書数が多いため登録にかかる期間が懸念されたが、楽々Document Plusの持つ一括登録機能を使うことにより、人手を介さずわずか2週間で全ての文書を移行することができた。

必要な作業は、元ファイルと顧客番号の組み合わせのリストを記述したCSVファイルを事前に作成して、ファイルサーバの決められたフォルダにファイルを保管する程度で、あとはシステムがPDF形式への変換から顧客番号の埋め込み、楽々Document Plusへの登録までバッチ処理してくれるので、セットすれば完了するのを待つだけであった。また、新システムは優れた全文検索機能を持つため、既存システムのように工事完了書の分類などはせず順番に登録するだけで済んだことも大きかった。

システムは工事担当者からコールセンターまで、80名のほぼ全ての社員が利用する。時間の関係で説明会はせず、事前にA4サイズの操作説明書を一枚準備して配布するだけで済ませた。図を多くして一目でわかる工夫をしたことで問い合わせはほとんどなく、楽々Document Plusの各機能の完成度も高かったことから順調に稼動に至った。検索のレスポンスは実際に稼動するまでわからず不安であったが、特別なチューニングなしで住友電工情報システムの言葉通りのパフォーマンスが得られ、不満の声も挙がらず快適に利用している。

情報共有基盤として活用拡大、業務効率化に貢献

情報共有基盤としての楽々Document Plusの有効性が社内で認知されたことで、紙文書の運用で不満が多く挙がっていた「加入申込書」にも利用を拡大することとなった。紙文書はスキャナでPDF化して工事完了書と同じ登録方法を使うことで文書保管をスムーズに実現。事務所スペースを圧迫していた紙文書の保管が不要となり、利用者からは顧客番号順に並べて整理するファイリング作業、書類照会依頼の度に資料を探しFAXする作業がなくなり、業務効率化に繋がったと好評である。

楽々Document Plus導入後2年が経ち、工事完了書が25万件、加入申込書が7万件と保管文書が増加する中、5拠点80名の利用者が毎日使用しても、導入当時と変わらないレスポンスで利用できており大いに満足している。

福井ケーブルテレビ株式会社

(写真左より)
社長室 システム課
高桑 巧真 氏
技術部 技術課 主任
川畑 昌朗 氏

福井ケーブルテレビ担当様の担当者写真
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