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オフィス文書の管理

オフィスで増え続ける文書ファイルを活用していますか?

社内で普段使われている文書ファイルは、ファイルサーバやイントラネットなどに散在して保存されており、欲しい情報がすぐに見つからないことが多いようです。

見当をつけた電子データの中身を確認しようと思っても、ファイルのアイコンをダブルクリックしてその都度アプリケーションが起動するとイライラします。
その開いた文書が見当違いだった時は、ストレスだけが残ります。

ファイルサーバで文書を管理している場合、サーバにアクセスできる人なら、ファイルやフォルダを自由に登録・変更などができ、データの保護ができなかったり、操作ミスがおこったりします。

導入前のイメージ図

楽々Document Plusを導入すると...

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電子ファイルにすることにより、簡単に閲覧することができます。
紙文書もOCR処理して登録することができます。手書きの文書もPDF化し、属性情報を付与して登録できます。

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電子承認機能により、文書の改訂をしかるべき承認を受けて実施し、その記録が残ります。
また、版管理機能により改訂前の文書を履歴として保持できます。
楽々Document Plusに登録されている文書は、Webアクセスで公開しているため、元ファイルの編集はできません。必要に応じて、ダウンロード(コピー)して編集するような仕組みになっています。

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重要な改訂については、全員にメールで通知することができます。
また、関係者が確認した記録を残したい場合は、回覧することもできます。

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公開された文書にコメントが投稿できるので、文書改訂を要しない些細な変更や補足などをコメントとして投稿したり、社内で共有された情報に関係者がコメントを寄せ合うなど様々な用途で利用できます。

導入後のイメージ図
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ファイルサーバの一部を楽々Document Plusに公開フォルダとして設定することで、設定したファイルサーバのファイルもシームレスに閲覧・検索できます。また、見つけ出した重要な文書ファイルを簡単に登録できます。

導入後のシームレスなイメージ図
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