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ISO文書の管理

ISO文書管理において、手順や記録は効率よく運用されていますか?

ISO文書管理を導入しても、紙文書で管理していたり、急な担当者の変更で文書の修正や承認作業など、かなりの無駄な工数を費やしていませんか。

導入前のイメージ図

楽々Document Plusを導入すると...

楽々Document Plusなら、ISO9000/14000文書管理の要求事項に対応し、ISO文書を効率よく運用できます。

1

原本管理がされていますか?
作成した文書の元ファイル(Word,Excel等)および閲覧用のPDFファイル(自動生成)を電子データとして保管します。
紙文書もOCR処理して保管できます。

2

最新版が管理されていますか?
版管理機能により、ユーザは常に最新版を閲覧することができます。また、改訂前の旧版文書を保管・参照することも可能です。

3

定められた承認者によって承認されていますか?
承認ワークフロー機能により、定められた経路で電子承認を行います。また、いつ・誰が承認したのかという記録も確認できます。

4

関係者にきちんと配付されていますか?
配付ワークフロー機能で配付先を設定することで、関係部署・担当者に配付することができます。

導入後のワークフローイメージ図
5

定期的に見直しがされていますか?
定期見直し機能で、予め設定したルールに基づき、定期的な見直し実施の通知を管理者に行います。また、見直し作業の結果も記録できます。

導入後の見直しイメージ図
6

記録はすぐに取り出せるようになっていますか?
文書種別ごとのフォルダや属性(文書番号、文書名など)によって、文書を明確に管理できます。
また、高性能の全文検索エンジンを搭載しているので、調べたい内容を簡単に探し出すことができます。

7

セキュリティは確保されていますか?
部署や役職、ユーザに応じ閲覧や編集などの権限設定により、「不必要な文書は閲覧・操作させない」ことができます。

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